Безопасность грузоперевозок. Особенности организации обеспечения безопасности при экспедировании грузов в логистических компаниях Николай Лобанов, Андрей Ребров
Вы здесь
Безопасность грузоперевозок.
Особенности организации обеспечения безопасности при экспедировании грузов в логистических компаниях
Николай Лобанов, Андрей Ребров
Путь товара от производителя к потребителю бывает порой долгим и тернистым, и на этом пути его может подстерегать любая неожиданность. Нападения
на грузовой транспорт, стихийные бедствия, злой умысел или просто недочеты в организации процесса – все эти факторы должны стать предметом внимания
как логистов, так и специалистов службы безопасности.
Статья наших экспертов опубликована в журнале «Директор по безопасности» №6 июнь 2012
НИКОЛАЙ ЛОБАНОВ,
ведущий эксперт по логистике интернет-портала
АНДРЕЙ РЕБРОВ,
эксперт по корпоративной безопасности и управлению
рисками интернет-портала www.lobanov-logist.ru
Логистические риски и управление ими
ДЛЯ УСПЕШНОГО УПРАВЛЕНИЯ ФОРС-МАЖОРНЫМИ РИСКАМИ ТРЕБУЕТСЯ ПРОЗРАЧНОСТЬ ЦЕПОЧКИ ПОСТАВОК
Экспедирование и перевозка являются составной и неотъемлемой частью современных технологий SCM Supply Chain Management (управление цепочками поставок). В свою очередь, организация обеспечения безопасности и непрерывности этих процессов являются частью системы Корпоративной безопасности и управ рисками. Таким образом, можно говорить не просто о доставке товарно-материальных ценностей (ТМЦ), передвижении товаров, их транспортировке, а о профессиональном процессе сопровождения, построенном на современных технологиях безопасности, позволяющих осуществлять планирование и мониторинг грузов в оперативном режиме.
Переход на проактивные методы управления безопасностью, которые стали экономически оправданными, осуществляется в настоящее время во многих логистических компаниях мира.
Отличительной особенностью работы Служб безопасности (СБ), обеспечивающих в том числе безопасность логистических цепочек, является забота о встраивании компании в общую систему работы, чтобы иметь возможность эффективно контролировать соблюдение правил и процедур обращения с ТМЦ. Если переводить разговор в плоскость модного сейчас Risk Management (управление рисками), то можно говорить о следующих составляющих, входящих в понятие «обеспечение безопасности»:
собственно безопасность (security), то есть защита от криминального поведения персонала компании, а также от третьих лиц;
безопасность жизнедеятельности (safety), то есть всего того, что непосредственно связано с безопасностью самого человека на работе (соблюдение обязательных правил техники безопасности на транспорте, наличие водительских прав нужной категории и пр.);
претензионно-исковая работа (claims), то есть практика досудебных разбирательств при выявлении случаев неправомерных действий с товарами и грузами, приведших к потерям.
Риск в той или иной степени присущ практически любой деятельности. В логистике риском принято считать вероятность наступления события, влекущего возникновение ущерба, что может привести к невыполнению контрактных обязательств.
Согласно теоретическому подходу риск рассчитывается:
на основе логических рассуждений, эмпирически – путем экстраполяции прошлых ситуаций и прогнозирования их на будущее;
на основе статистики – путем изучения статистики потерь с установлением частоты появления определенных уровней потерь;
экспертно – на основе оценок информации, полученной от экспертов;
расчетно-аналитически – путем построения кривой распределения вероятностей потерь.
Важный вопрос в деле управления рисками – правильно расставленные приоритеты. Иными словами, требуется понимание того, какие из рисков требуют первоочередной заботы, а какими можно пренебречь в приложении к конкретной ситуации, сложившейся у данной компании.
Планирование деятельности
Первый шаг к безопасности перевозок делается на уровне планирования деятельности. Для успешного управления форс-мажорными рисками требуется прозрачность цепочки поставок с расчетом уровня безопасности на каждом звене, то есть необходимо создание системы процессного управления товародвижением. На стыках звеньев необходимо иметь контрольные точки, в которых (при отклонении от планиру-
емых показателей) корпоративная информационная система (КИС) производит координацию и синхронизацию товарного, документарного, информационного и финансового потоков.
Анализ показывает, что в логистике компании, где не создана процессная система управления и нет целостной системы контроля цепочки поставок, велики разрывы в межфункциональном взаимодействии структурных подразделений.
Данное обстоятельство является серьезным риском, который снижает надежность и управляемость, не позволяет автоматизировать работу логистической системы компании. Как следствие, появляются риски принятия несвоевременного или неверного управленческого решения при управлении цепочкой поставок.
Это риски «неопределенности», которые рассматриваются как сумма обстоятельств:
их можно предвидеть заранее, но нельзя определить, насколько существенно они повлияют на результирующие показатели логистической деятельности.
Риск «неопределенности» в компаниях является также следствием размытости, неопределенности индивидуальной ответственности и мотивации работников. Этот риск приводит к снижению качества управления, исполнительской дисциплины, повышению издержек на содержание персонала.
Технические риски также входят в группу логистических рисков, если они находятся в логистической системе.
Технические риски можно и нужно снижать.
Иногда эти риски сознательно заложены в систему, как, например, при растаможивании товаров, когда используется «серая» схема с заменой кодов ТН ВЭД и документов для снижения таможенных расходов.
Установление дружественных и постоянных связей с контрагентами, внесение в договора условий по «безакцептному» (бесспорному) удовлетворению взаимных претензий и взаимной ограниченной открытости внутренней информации о товародвижении и финансовых операциях в ИТ-системах позволяют компаниям серьезно снижать взаимные издержки и риски, повышать время прохождения товара в цепочке поставок, повышать качество планирования работы и качество взаимодействия, повышать уровень сервиса конечных клиентов, снижать цену для конечного потребителя. Как показала практика, создание совместного автоматизированного электронного документооборота значительно ускоряет взаимодействие и снижает взаимные издержки.
Логистические потери
Принято считать, что под потерями понимаются любые действия, не добавляющие стоимости продукту.
Это значит, что все логистические операции можно считать потенциальными потерями, так как они не улучшают качество товара.
Основные затраты, которые необходимо минимизировать:
Потери от плохого планирования поставки, и как следствие проведение логистических операций в «авральном режиме».
Например, длительные согласования вопросов с контрагентами, отсутствие своевременного финансирования приводят к потере времени на поставку товара в оптимальном режиме, оптимальным видом транспорта, поэтому ЛК вынуждена в авральном режиме доставлять оборудование самолетом вместо более дешевой доставки автотранспортом. При такой поставке все подразделения ЛК вынуждены работать в
авральном режиме, а значит, с излишними затратами. При этом нарушается ход выполнения плановых операций, снижается их качество, что тоже влечет потери, которые сложно оценить и посчитать, но можно избежать.
Потери на излишнем уровне сервиса.
Детальный анализ цепочки поставок показал, что логистическое обслуживание компании настроено на максимальный уровень сервиса для клиентов, что на сегодняшнем этапе неактуально.
Потери на излишней оплате страховой компании за страхование груза в зоне перевозок по РФ.
Анализ показал, что страхование является источником излишних потерь, причем сумма этих потерь несколько миллионов рублей в год.
Потери от низкой производительности КИС, ее недостаточной функциональности, неадекватности современным требованиям.
Современная логистика зародилась на основе компьютеризации бизнеса. Уровень информатизации компании определяет ее конкурентное преимущество на рынке, а уровень
логистики компании целиком зависит от уровня и качества автоматизации бизнес-процессов.
Первый шаг к безопасности перевозок делается на уровне планирования деятельности.
Логистика компании слабо автоматизирована, не формализованы бизнес-процессы.
Потери логистики компании в этой области невозможно посчитать, но они очевидны при сравнении с логистикой конкурирующих компаний.
Потери, возникающие вследствие противодействия подразделений компании, неотлаженных межфункциональных связей между подразделениями. Причины потерь в размытой
ответственности и неадекватной системе мотивации.
Потери вследствие неполной загрузки автомашин на маршрут и неполного количества точек маршрута.
Низкое техническое оснащение транспортно-экспедиционного отдела (ТЭО), отсутствие в КИС полных и точных данных по весогабаритным характеристикам товара (ВГХ), отсутствие ПО для точного расчета маршрута развоза товара по точкам приводят к потерям.
ТЭО, не имея при планировании автомашины точных данных по ВГХ заказов, вынужден перестраховываться и заказывать автомобиль заведомо большего объема, другого класса, большей стоимости, тем самым исключая риск, что не весь товар войдет в машину. Отсутствие возможности точного расчета маршрута по точкам ведет к перестраховке, и маршрут прокладывается с заведомо меньшим количеством
точек развоза, чтобы сократить риск опоздания на последние точки. При сезонных колебаниях грузооборота используются все имеющиеся в наличии машины, а не столько, сколько требует производственная необходимость.
Потери, вызванные использованием водителей-экспедиторов ТЭО в штате. При такой схеме работы компания оплачивает работу водителей без зависимости от их реальной загрузки, при этом затраты на ТО компенсируются из ФОТ, что ведет к потерям на дополнительном налогообложении до 40 % (пенсионный фонд, подоходный налог).
Защита перевозок
Обеспечение сохранности грузов непосредственно при их транспортировке включает в себя целый комплекс мер с целью предотвращения хищения ТМЦ. Степень необходимых мер реагирования определяется:
размерами и расположением груза;
видом хранения груза и его транспортировки;
ценностью груза;
криминальной обстановкой;
географическим положением.
Система эффективных мер безопасности базируется в логистике на нескольких ключевых моментах – опыте сотрудников охраны, ответственных за перевозку и хранение грузов;
наличии риска нападения на груз при транспортировке; установленных стандартных мерах обеспечения сохранности грузов при их охране и транспортировке.
В зависимости от объема перевозок, их дальности и регулярности принимаемые меры безопасности могут включать в себя множество элементов в различных комбинациях, которые и образуют план обеспечения сохранности ТМЦ. Стандартный план, как правило, состоит из следующих элементов:
скрытное передвижение;
нестандартное передвижение;
использование защитных контейнеров и замков;
применение портативных систем сигнализации;
сопровождение или транспортировка груза сотрудниками охраны;
выделение сотрудников охраны в передовую группу и сопровождение (эскорт);
наличие помехозащищенной радиосвязи;
проверка графика и системы сигнализации;
наблюдение;
координация взаимодействия на маршруте следования.
Кроме того, в плане обычно предусматривается:
требования к комплектации грузов;
порядок доставки груза к месту назначения;
время отправления и прибытия груза;
маршрут движения груза.
СИСТЕМА ЭФФЕКТИВНЫХ МЕР БЕЗОПАСНОСТИ БАЗИРУЕТСЯ В ЛОГИСТИКЕ НА НЕСКОЛЬКИХ КЛЮЧЕВЫХ МОМЕНТАХ
Данный план предполагает, что компания имеет достаточно обширный парк транспортных средств, и СБ проводит комплекс стандартных взаимосвязанных мероприятий (включая использование специальных организационных, технических и программных средств мониторинга, контроля, фиксации и защиты ТМЦ) в рамках реализации Концепции корпоративной безопасности. Для небольших компаний со
скромными оборотами и считаными единицами транспортных средств приведенный план, конечно же, будет иметь более сжатый вид.
Плюсы и минусы аутсорсинга
Перед вновь приходящими на логистический рынок компаниями часто встает вопрос:
Какой способ доставки ТМЦ более безопасен и выгоден – доставка собственным транспортом или аутсорсинг?
Какие риски возникают при аутсорсинге и как их минимизировать?
Сейчас на российском рынке специализированных охранных услуг в области обеспечения безопасности на транспорте наряду с мировыми брендами появились и отечественные компании. Они обладают достаточными техническими средствами, кадровым потенциалом и обширным опытом работы (в том числе по вооруженному сопровождению караванов в «горячих точках»). Ряд таких фирм работают в
тесном контакте с федеральными и местными органами правопорядка, и для них не редкость контакты с иностранными клиентами. Современные навигационные системы и средства связи, спецсредства слежения и сигнализации, организация мобильных групп быстрого реагирования, способных оказать срочную медицинскую и техническую помощь, организация охранного сопровождения автопоездов – все это,
применяемое в виде системы, позволяет решить вопрос безопасности перевозок с разумными затратами. Исходя из практики, в том числе европейского опыта, аутсорсинг при развитии любого рынка начинает со временем занимать все большую долю.
Здесь, конечно, действуют рыночный механизм и сочетание основного баланса в рыночных отношениях:
«качество – стоимость – безопасность».
Хотя если предприниматель, занимаясь, например, торгово-производственной деятельностью, захочет занять определенную нишу и на транспортно-логистическом рынке, то создание собственной компании данного вида деятельности (3PL) выглядит логичным, но лишь при условии выхода на внешний рынок по оказанию таких услуг. Так называемый «внутренний корпоративный аутсорсинг» при неправильном плани-
ровании и реализации может явиться причиной появления дополнительных затрат (как организационно-транспортных, так и финансово-налоговых). Со временем это приводит к увеличению себестоимости перевозок сначала в арифметической, а затем и в геометрической прогрессии.
В настоящее время и действующее законодательство РФ в достаточной мере позволяет устранить риски потерь ТМЦ при его доставке путем заключения правильных (с юридической и организационной точек зрения) договоров с аутсорсерами. Кроме того, достаточно динамично развивается такое направление страховых компаний, как страхование груза в пути.
Таким образом, степень защищенности перевозимых ТМЦ зависит от целенаправленных и экономически выгодных совместных действий руководства компании и СБ при выборе того или иного варианта защиты.
При этом очевидны два главных фактора, обеспечивающих позитивный характер операций:
необходимая квалификация персонала (в том числе сюрвейера) и надежная система охраны.
В зависимости от объема перевозок, их дальности и регулярности принимаемые меры безопасности могут включать в себя множество элементов в различных комбинациях
Страхование грузов
Необходимо просчитать все издержки в процессе страхования.
Подавляющее большинство западных компаний самым распространенным способом управления рисками при транспортировке считают страхование. Действительно, при повреждении или утрате груза логистическая компания может частично компенсировать свои финансовые потери. Однако компания в первую очередь заинтересована в сохранности груза – ведь обязательства перед клиентом при наступлении страхового случая остаются невыполненными, и он имеет полное право требовать применения положений ГК РФ.
При рассмотрении вопроса о страховании необходимо понимать, что это сфера финансовых рисков, и четко отделять их от логистических.
Поэтому вопрос «страховать или не страховать?» должен рассматриваться с точки зрения финансовой целесообразности, путем оптимизации страховых платежей.
Необходимо тщательно просчитать все издержки в процессе страхования.
Например, провести более подробный анализ страховых платежей за последние 5 лет и выработать генеральную стратегию в области страхования, которой и придерживаться в дальнейшем.
Необходимо при этом выделить признаки и сформировать группы товаров:
подлежащих обязательному страхованию;
страхование которых можно переложить на поставщика или транспортную компанию;
которые не нужно страховать вообще, а для компенсации финансовых рисков выделить статью в бюджете компании.
ЛОГИСТИЧЕСКАЯ КОМПАНИЯ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ ЗАИНТЕРЕСОВАНА В СОХРАННОСТИ ГРУЗА
Резюме
Итак, подводя итоги, можно сказать, что залогом безопасного перемещения грузов являются несколько ключевых правил:
Создание с контрагентами единой прозрачной цепочки поставок «поставщик – ЛК – клиент».
Регламентирование и нормирование операции во всей компании.
Применение высокого уровня сервиса только к VIP-клиентам группы «А» по АВС-анализу клиентов. Для клиентов групп «В» и тем более «С» уровень сервиса должен быть установлен со значительно меньшими затратами.
Как можно более полная автоматизация логистической цепочки поставок до приближения функционала к виду конвейера по грузопереработке.
Выстраивание работы сотрудников по функциональному принципу с процессной системой управления на основе целостной системы КПЭ.
Точное нормирование всех элементарных операций и мотивация сотрудников на качественное и своевременное выполнение своих конкретных операций.
Создание для всей цепочки поставок единой автоматизированной «сквозной» системы управления, планирования и учета затрат как «добавленной стоимости» товара по каждой логистической операции.
Система по страхованию груза должна быть выстроена с учетом специфики перевозок.
