Логистическая экспертиза договора поставки. Часть I

Логистическая экспертиза договора поставки. Часть I
Елена Петухова, менеджер по внешней и внутренней логистике ЗАО «Домус-Тевади» ©ЛОГИНФО www.loginfo.ru
Логистическая экспертиза договора поставки. Часть II >>

В развитии дистрибьюторского рынка, по мнению многих аналитиков, наблюдается тенденция повышения уровня логистических услуг, сокращения логистических издержек, сроков поставок и т.д. Немаловажную роль в достижении конкурентных преимуществ играет и грамотное составление договора поставки с обязательной экспертизой логистической службы компаний. Такой договор является основой взаимоотношений партнеров.

Анализ нескольких сотен договоров поставки (действующих контрактов и проектов) показывает, что нередко встречаются две крайности: или условия минимально прописаны, без согласования важных специфических моментов для конкретных контрагентов, или прописаны слишком детально, зачастую дублируя много императивных норм законодательства, которые и так распространяются на отношения сторон. 

Кроме того, если менеджер по логистике подключается к работе с конкретным поставщиком (покупателем) на стадии исполнения уже заключенного договора, а при этом еще служба закупок или продаж ставит знакомое каждому логисту условие доставки «нужно вчера», это требует дополнительных усилий, времени, зачастую высоких финансовых затрат компании. Чтобы их избежать, логисту надо активно участвовать в переговорном процессе с контрагентами на стадии согласования условий подписываемого договора поставки и обязательно проводить логистическую экспертизу заключаемых контрактов.

Подробное, четкое формулирование условий контрактов позволит избежать ненужных споров и разногласий при исполнении договора и тем самым сберечь время и силы, а также хорошие партнерские отношения.

Сфера поставок настолько обширна, что рассмотреть в одной статье всю специфику различных договоров невозможно, поэтому остановимся на договоре поставки в рамках дистрибьюторской компании.

Логистическая экспертиза контрактов
Логистическая экспертиза включает в себя не только определение, детализацию транспортных условий, но и мониторинг рынка логистических услуг, уровня тарифов на предполагаемом транспортном маршруте, условий перевозок и согласования других вопросов, а также заключение новых контрактов с транспортными, страховыми компаниями, операторами складских услуг и т.д.
Заключение договоров поставки регламентируется главой 30 Гражданского кодекса РФ «Поставка товаров» (статьи 506-534), а также общими положениями о купле-продаже (статьи 454-491) и рядом иных нормативно-правовых актов. 
При логистической экспертизе договора поставки особое внимание следует уделить разделу «Сроки и порядок поставки» (это может быть как специальный раздел, так и отдельные пункты по тексту контракта, или отдельное приложение к договору, если необходимо включить много условий, параметров, чтобы не утяжелять текст основного договора).

С учетом предварительных переговоров сторон и выбранной схемы поставки транспортные условия могут включать в себя:
1) распределение между сторонами обязанностей по доставке товара с описанием схемы доставки; 
2) срок поставки и правила его исчисления;
3) место передачи товара;
4) нормативы разгрузочно-погрузочных работ, а также на кого возлагается обязанность их осуществления и оплаты;
5) указание вида транспорта, которым осуществляется доставка (большинство дистрибьюторских компаний для доставок используют железнодорожный и/или автотранспорт, поэтому в данной статье рассматриваются особенности именно таких перевозок), а также требования к транспортным средствам;
6) стоимость транспортных и иных услуг, связанных с доставкой товара и условия их распределения между сторонами договора поставки, включая определение цены товара с учетом или без стоимости транспортировки;
7) требования к маркировке и упаковке перевозимого груза;
8) порядок приема-передачи товара;
9) порядок страхования грузов;
10) переход риска случайной гибели товара;
11) условия возврата тары, неликвидного и просроченного товара;
12) выполнение иных обязательств сторон, которые могут следовать из специфики груза, транспортной схемы и пр., или из возлагаемых третьими лицами обязанностей на стороны договора поставки.

Рассмотрим подробно каждое их этих условий.

1. Схема доставки и распределения между сторонами обязанностей по доставке товара
На переговорах по заключению договора поставки, как правило, идет согласование цен, сроков и тарифов. Поставщик озвучивает, по какой цене и за какие сроки, на каких условиях он может осуществлять поставки товара. Покупатель сопоставляет все это с тарифами транспортных компаний, с которыми он работает в данном направлении перевозок, изучает рынок транспортных услуг или рассчитывает возможности собственного транспорта. После этого стороны определяются с условиями доставки.
Закон дает сторонам договора поставки практически полную свободу действий по определению условий доставки, вида транспорта (ст. 510 ГК РФ). Схемы доставки могут быть различными и по-разному формулироваться в договоре. Основные схемы, принятые в дистрибьюторской практике, представлены в таблице 1.

Таб. 1

Примечание. Данный перечень не является исчерпывающим, стороны могут использовать комбинацию условий разных схем, несколько видов
транспорта или несколько транспортных компаний и т.д.

В сегодняшних условиях практически невозможно представить поставку без договоренности между сторонами об условиях такой поставки и отражения их в договоре. Однако иногда проекты договоров (и даже подписанные контракты) не содержат таких условий. В таких случаях закон дает право на выбор условий и вида транспорта поставщику (п. 1 ст. 510 ГК РФ), и нет гарантии, что эти условия будут удобны и приемлемы для покупателя. Поэтому важно не только детально обсудить, но и прописать в договоре обязанности сторон по доставке, условия и т.д. Если предусматривается несколько схем доставки, все они должны быть прописаны в договоре с оговоркой, что выбор конкретной схемы по заказу согласовывается сторонами и указывается в бланках каждого заказа, являющихся неотъемлемой частью договора поставки.

2. Срок поставки
Срок поставки – это срок, в течение которого поставщик должен передать товар покупателю или указанному третьему лицу (например, перевозчику или получателю, указанному покупателем).
ГК РФ предусматривает, что сроки могут определяться календарной датой или периодом времени - год, квартал, месяц, неделя, дни или часы (ст. 190-194 ГК РФ).
Дистрибьюторы, как правило, заключают контракт не на разовую поставку, а на долгосрочное сотрудничество, включающее постоянные поставки с определенной периодичностью.
Если все же в контракте срок поставки отдельных партий не определен, то закон предусматривает, что поставки должны осуществляться помесячно равными партиями (п.1 ст. 508 ГК РФ).

«В случаях, когда сторонами не указан срок поставки товара и из договора не вытекает, что она должна осуществиться отдельными партиями, необходимо исходить из того, что срок поставки определяется по правилам, установленным ст. 314 ГК РФ (ст. 457 ГК РФ)». Об этом сказано в постановлении Пленума Высшего Арбитражного суда РФ № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса РФ о договоре поставки» от 22.10.1997 г. (п. 7).
Закон обязывает в таких случаях передать товар в разумный срок, не давая при этом однозначного четкого толкования понятия «разумный срок», а если и в разумный срок товар не поставлен, то в течение семи дней, как только покупатель потребовал передать товар. 
Для договорной практики характерным стало то, что все чаще в проектах договоров сроки поставки указываются. Это позволяет воплощать правило «точно в срок». Но стоит отдельно сказать о том, каких ошибок в указании срока следует избегать, чтобы в худшем случае четко видеть «виновную сторону» и совершенствовать процесс поставки. 
Поставки зависят от уровня продаж, страхового запаса и многих других факторов, вследствие чего немногие контракты имеют четкую периодичность (график) поставок. Поэтому можно предусмотреть согласование графика поставок не на весь срок действия договора, а на ближайший период (декада, месяц, квартал).

Вообще срок может быть указан в виде:
1. Жесткого графика (еженедельные поставки в Х день недели, конкретные даты и пр.).
2. Периодичности поставок (например, каждые 15, 30 дней и т.д.).
3. Согласованного графика на ближайший месяц (квартал, декада) или указания на порядок такого согласования. 
4. Поставок по заявкам без строгой периодичности, в такой-то срок в зависимости от какого-либо условия (здесь может быть привязка к дате поступления заявки, ее подтверждения, оплаты заказа, готовности заказа и т.д.).

При формулировке в контракте условия о сроке поставки необходимо учитывать следующее: 
1) При самовывозе закон устанавливает, что он должен быть сделан в разумный срок (п. 2 ст. 510 ГК РФ). Рекомендую в договоре этот срок указывать конкретно (например, «товар должен быть вывезен в течение ХХ рабочих дней с момента…извещения о готовности заказа/оплаты счета и т.д.»). 
Преимущества для поставщика:
- вы не скапливаете товар в зоне отгрузки вашего склада из-за обещаний покупателя забрать товар «завтра».
- вы не храните длительный срок товар клиента, не неся тем самым дополнительных расходов по хранению, которые вы не обговаривали.

Кроме того, вместе с конкретными сроками вывоза товара нужно указывать и последствия его нарушения. Например, указать, что «хранение товара на складе поставщика свыше ХХ-дней с момента подтверждения заказа составляет ХХХ руб./1 место/1 сутки». Особенно это важно для уникальных товаров (специально изготовленного оборудования, фирменной одежды с логотипом покупателя и т.д.), которые поставщик не сможет продать другим клиентам и вынужден будет хранить, пока покупатель их не заберет, в том числе если при условии предоплаты покупатель вовремя не оплатил выставленный счет за товар, что повлекло длительное хранение зарезервированного товара. Или указать, что при неполучении в течение такого-то времени поставщик имеет право расформировать заказ, а покупатель может его обновить.

Можно также при самовывозе предусмотреть в договоре предупреждение покупателем о прибытии автомашины на склад поставщика за ХХ дней. Это позволит поставщику при интенсивном транспортном потоке регулировать работу склада и равномерно распределять приходящий транспорт (в случае, когда используется схема «доставка силами поставщика до склада покупателя», можно также внести в договор обязанность поставщика согласовывать дату прибытия машин под разгрузку). При этом важно включить в договор ответственность, если автомашина приходит позднее заявленного срока (а при жестких условиях работы склада - и ранее срока). Кроме того, владелец склада должен освобождаться от штрафов за сверхнормативный простой опоздавших автомашин.

2) Необходимо помнить, что указание срока в виде периода, а не конкретных дат отгрузки товара может повлиять на запас товара, например, период отправки указан «в течение 10 дней после получения заявки покупателя», что может означать как отправку товара поставщиком на следующий день после получения заявки, так и через 9-10 дней, что скажется на вашем складском запасе, поэтому для покупателя важно максимально сокращать данный срок в договоре и рассчитывать необходимый запас товара с учетом этой «вилки» в сроке.

3) Если в договоре предусматривается отгрузка на определенную дату, то поставщик должен «подстраховаться» и внести в договор срок подачи и согласования заказа. Это позволит успеть собрать заказ и провести работы по его упаковке, оформлению документов и пр. (например, «Покупатель обязан направлять заказы Поставщику не позднее, чем за ХХ рабочих дней до предполагаемой даты отгрузки»). В то же время, если вы используете вторую схему поставки (см. таблицу), то крайне важно предусмотреть срок именно в формате конкретной даты.

4) Если договор будет предусматривать ответственность поставщика за несоблюдение сроков поставки (например, в виде штрафа за каждый день просрочки – ХХХ рублей, или % от стоимости заказа), то поставщику важно указать, что срок исчисляется не с момента направления ему заказа покупателем, а с момента письменного подтверждения заказа поставщиком (поскольку и у поставщика бывают сбои с ассортиментом, наличием товара, особенно во время предпраздничных или пиковых сезонных отгрузок). Опять же, чтобы покупатель не ждал зря товар, для подтверждения заказа тоже надо предусмотреть срок.
Для упрощения дальнейшей работы службы поставок с заказами можно предусмотреть принятие заказов по умолчанию (например, «если в течение ХХ часов с момента направления заказа посредством факсимильной или электронной связи не поступило извещение поставщика о невозможности выполнить заказ в указанные сроки и в нужном объеме, то заказ считается принятым поставщиком к исполнению в полном объеме»). 

Если клиент для вас новый, малоизвестен на рынке, необходимо помнить, что в случае, когда конкретное количество товара и ассортимент указываются покупателем в заказе, то заказ должен быть сделан в письменной форме, при этом в договоре обязательна ссылка на действительность документов, переданных посредством факсимильной связи (если такой способ обмена документами предполагается). Если письменной заявки не будет и товар не поставляется на условиях предоплаты, то в случае отказа покупателя принять товар (истинные основания могут быть разными: покупатель приобретает товар у другого поставщика, принимает решение не включать ваши товарные позиции в свой ассортимент и т.д.) закон будет на его стороне. А если вы несете обязанность по доставке товаров, то все транспортные расходы в данном случае будут за счет вашей компании. Все-таки иногда встречаются недобросовестные компании, поэтому «для страховки» всегда контролируйте получение письменного заказа от нового контрагента.

5) Также крупные компании вводят в практику систему распределения автомашин по времени прибытия на их склад, при этом в договоре целесообразно указать, что контрагент обязан за ХХ рабочих дней до даты загрузки согласовать время прибытия транспортного средства на погрузку/разгрузку (конкретный час или временной промежуток).
С одной стороны, практика введения погрузки/разгрузки по «времени» создает некоторые неудобства для водителей, однако опыт показывает, что в итоге это имеет больше плюсов, чем минусов: дисциплинирует водителей и сводит на нет проблемы простоя транспортных средств на погрузке/разгрузке.
Остановимся подробнее на варианте, когда товар планируется поставлять сборными отправками, это так называемая консолидированная отправка грузов покупателя от разных поставщиков, находящихся в одном городе, с помощью одного транспортного средства (вагон, контейнер, авто). В таком договоре покупателю необходимо указывать срок поставки в формате строгой отправки в день (не ранее и не позднее), какой указан в конкретном заказе. Так как заказанное вами транспортное средство, как правило, находится под загрузкой один день (здесь надо смотреть условия работы с перевозчиком), то только указание отгрузки в четкую дату позволит вам дисциплинировать поставщиков и не возить «воздух» вместо забронированного (и оплаченного вами!) места в транспортном средстве. 
Для перевозчика маловажно при таком заказе, заполняете ли вы транспортное средство на 100% (по объему или грузоподъемности, в зависимости от рода вашего груза) или, например, на 80%, а остальное – воздух (не привезенный вовремя поставщиками товар), все равно тариф за перевозку вы платите полностью. 
. 
Здесь есть два выхода:
- включать в договор поставки штрафные санкции поставщику за несвоевременную доставку (например, оплату забронированного места или оплату перевозки партии товара другим транспортным средством или другой транспортной компанией);
- предусмотреть в договоре с перевозчиком возможность (если таковая есть) приема груза на склады транспортной компании до 2-3 дней до даты отправки сборного транспортного средства, что дает большую свободу действий для поставщиков.

Т.е. общие рекомендации таковы: 
1. Указывать один из вариантов (и обязательно в будущем контролировать их исполнение):
- «срок поставки составляет ХХ дней», 
- указать график поставок (на весь период действия договора), 
- указать, что «не позднее ХХ числа каждого месяца стороны согласовывают и утверждают график поставок на следующий календарный месяц»,
- или указать, что срок поставки указывается (согласовывается сторонами) в каждом заказе, являющимся неотъемлемой частью договора. 

2. При этом обращайте особое внимание, что важно указать не только срок, но и порядок его исчисления (с какого момента начинается его исчисление, полностью ли начало исчисления срока зависит от действий стороны, обязанной осуществить доставку, если нет – предусмотреть основания освобождения вашей стороны от ответственности за срыв срока, если поставка зависит в том числе от действий вашего контрагента и т.д.).

3. Место и порядок передачи товара
Согласно гражданскому законодательству, поставщик обязан передать покупателю определенные договором товары, при этом под передачей товаров понимается его непосредственное вручение получающей стороне или сдача перевозчику для отправки получателю (п. 1 ст. 224 ГК РФ). 
Здесь есть ряд моментов, на которые следует обратить внимание:
1) при отгрузках железнодорожным транспортом важно понимать, куда должен прийти груз (станция назначения, или у покупателя имеются подъездные пути на склад), кто будет заниматься раскредитовкой и подачей-уборкой вагонов в месте назначения (сам покупатель или наемная посредническая компания), соответственно в договоре правильно указать реквизиты получателя;
2) при сборных отправках, что так характерно для дистрибьюторских компаний, часто возникает необходимость в самоподвозах на терминал транспортной компании. Здесь желательно заранее оговорить, что местом передачи будет не склад поставщика, а терминал транспортной компании, указанный покупателем (если транспортные расходы несет покупатель). Кроме того, если поставщик ошибочно передает груз иной транспортной компании, в договоре следует предусмотреть ответственность за такое ошибочное отправление (например, возмещение разницы транспортных тарифов и штраф за увеличение сроков поставки (если они будут больше запланированных);
3) если поставщик сам доставляет товар до склада покупателя, а у покупателя их несколько (или самовывоз, а у поставщика также несколько складов), то в договоре указать либо что доставка осуществляется на такой-то склад (адрес), либо что конкретное место погрузки/выгрузки согласовывается сторонами при каждом заказе;
4) если для проезда к месту погрузки/разгрузки требуются специальные пропуски, разрешения (платный въезд на станцию отправления/прибытия, на склад, на проезд большегрузного транспорта и пр.) и т.д., то в договоре нужно предусмотреть, в чьи обязанности входит оформление таких разрешительных документов и за чей счет.

4. Нормативы разгрузочно-погрузочных работ.
На кого возлагается обязанность их осуществления и оплаты

Очень важно предусмотреть в договоре нормы нахождения транспортного средства на погрузке/выгрузке на складе поставщика/покупателя. Здесь все зависит от того, где и кем осуществляется поставка: 
Безусловно, перед тем как предусмотреть норматив, нужно знать подробно режим работы склада вашего контрагента, например:
1) склад не работает круглосуточно или только в какой-то конкретный интервал времени осуществляется загрузка/выгрузка транспортного средства (например, склад работает круглосуточно, но с 22.00 до 13.00 выполняет загрузку и доставку товара клиентам, а только с 13.00 до 22.00 склад может принимать транспортные средства на разгрузку/загрузку);
2) на складе пропускной режим – работает на въезд/выезд в сжатый временной промежуток, например, въезд транспорта разрешен только до 18 ч.
Из всего этого нужно выводить (если речь не идет о прибытии а/м к конкретному времени, а указывается просто дата) временной промежуток, когда контрагент готов загружать/выгружать ваш транспорт (обязательно это время указывать в заявках транспортной компании). Например, «отгрузка со склада производится с 8 до 18 часов, кроме выходных и праздничных дней. Время прибытия на склад под погрузку с 8 до 17 часов».
Если режим работы вашего склада очень напряженный, желательно предусмотреть освобождение от ответственности за простой автомашины, если она прибыла менее чем за ХХ часов до окончания работы склада. Например, вам потребуется на разгрузку фуры 4 часа, а склад работает до 18 часов. В таком случае в заявках следует указывать, что а/м должна прибыть не позднее 14 часов даты поставки, если позднее – разгрузка переносится на следующий рабочий день без штрафных санкций для вас, или вы осуществляете вечернюю разгрузку, но выставляете контрагенту стоимость такой разгрузки.
Норматив может быть указан исходя из тоннажа груза, объема или типа транспортных средств. Например, «разгрузка товара на складе покупателя производится с соблюдением следующих нормативов разгрузки: автомобиль грузоподъемностью 20 тонн – 4 часа, автомобиль грузоподъемностью менее 20 тонн – 3 часа, автомобиль грузоподъемностью менее 10 тонн – 2 часа. Сверхнормативный простой автомобиля составляет ХХХ руб. /1 час (включая неполный час)».
Немаловажно также указывать не только норматив, но и точки его отсчета. Отсчет может быть: 
- с момента фактического прибытия транспорта (но можно и указать, что если транспортное средство прибыло раньше указанного времени, то норматив считается со времени, указанного в заявке);
- с момента прибытия представителя контрагента, ТПП или иного лица, контролирующего процесс приема груза.
Здесь важно:
1) чтобы нормативы, указанные в договоре поставки, не противоречили указанным в законодательстве нормам, а также условиям, предусмотренным контрактами с перевозчиками, транспортные средства которых планируется использовать для данного направления поставок.
2) соединить условия по нормативному простою с системой санкций за нарушение сроков погрузки-разгрузки транспортных средств, а также опоздания под погрузку. Оговорив систему нормативов на погрузку-разгрузку (т.е. взяв на себя или возложив на контрагента определенные обязательства), вы вправе применять к транспортной компании или вашему контрагенту штрафные санкции за несоблюдение сроков подачи транспортных средств.
Если в договоре предусмотрено платное хранение вашего заказа на складе поставщика (самовывоз), а несвоевременная подача транспортной компанией машины под погрузку повлекла (может повлечь) такие расходы, то в договоре с перевозчиком также следует предусмотреть штраф за опоздание (срыв) на погрузку, покрывающий ваши возможные расходы и убытки.
Также если автомашина прибывает на склад контрагента позднее согласованной даты, важно не только оговорить освобождение от ответственности за сверхнормативный простой, но и то, что сторона, на склад которой автомашина опоздала, освобождается от нормативной загрузки и будет грузить (разгружать) товар в это транспортное средство в порядке приоритетности машин, прибывших своевременно. Например, «отгрузка товара производится в согласованное сторонами время. Если автомобиль под погрузку прибывает в несогласованное время либо вообще без предварительного согласования, то поставщик вправе отгрузить такой заказ в удобное для него время». 

Обязательно согласуйте, кто организовывает и несет расходы по погрузочно-разгрузочным работам в месте передачи товара (как правило, это важно, если передача происходит не на складе поставщика или покупателя, а на складе иного поставщика, где находится на загрузке автомашина покупателя и куда осуществляется самоподвоз, или на транспортном терминале).
Итак, мы рассмотрели схемы доставки товара, распределение ролей поставщика и покупателя, а также сроки доставок в договорных документах. В следующий раз мы поговорим о страховании товара, расходах по доставке грузов, о маркировке, упаковке и разных мелочах, которые стоит прописывать в договорных документах. Чем больше нюансов будет прописано в договорах, тем меньше коллизий будет в отношениях с партнерами.