Логистика на складе запчастей.

Логистика на складе запчастей.

Владислав Васильевич Волгин, экономист-международник, автор книг «Запасные части: Особенности маркетинга и менеджмента», «Автомобильный дилер» и других.

Термин «логистика» применительно к сфере производства и обращения широко начали применять с 70-х годов ХХ века, хотя известен он еще со времен Византийской империи, когда логистикой называли организацию снабжения армии и управления ее перемещениями. В этом же значении его применяют и сейчас вооруженные силы некоторых стран. Как название одного из направлений формальной логики этот термин известен еще раньше.

В экономике логистикой вначале называли научные и практические действия, оптимизирующие процессы перевозок. Позднее так стали называть действия, оптимизирующие почти все процессы производства, распределения, перевозок и сбыта. 

Ни ученые, ни практики так и не выработали единого определения для термина «логистика» и этим словом стали заменять множество других – от названия науки до названия отдельных процессов на предприятиях. Дошло до того, что пожилой курьер одного предприятия с ужасом узнал из новой должностной инструкции, что он теперь ответственен за «логистику корреспонденции». 

Слово «логистика» следует применять и понимать как «разумная организация» – примерно так оно и переводится (логичная, обоснованная). Специалист – логист – это не управленец и не исполнитель указаний, а организатор выполнения процессов, в том числе и процессов управления, наиболее целесообразным способом – с учетом обоснований и расчетов, здравого смысла, логики и интересов потребителей. 

Потребителям выгодна такая организация работы поставщика, которая обеспечит получение товара в нужное время, в нужном месте, в требуемом количестве и состоянии при наименьших затратах. Поэтому логистика канала сбыта или, что то же, логистика продвижения товаров по каналам сбыта получила наибольшее развитие в последние годы как перспективное средство повышения конкурентоспособности. Традиционные средства – повышение качества и дифференциация товаров и услуг, снижение цен и активизация рекламы – не дают возможности надолго опережать конкурентов – и новые товары, и новые услуги, и новые методы работы почти сразу копируются конкурентами. Лишь применение логистики, возможности которой только начали использоваться, может обеспечить заметное повышение рентабельности деятельности.

Затраты на распределение товаров достигают 25% валового дохода, а капиталовложения в запасы товаров нередко превышают 40%. За счет новых технологий управления распределением и движением товаров можно значительно сократить расходы на распределение и содержание товарных запасов, сделав эти процессы более эффективными и тем самым повысить качество обслуживания покупателей, что, в свою очередь, позволит увеличить объем реализации.

Обслуживание потребителей на высоком уровне заключается в обеспечении наличия необходимых им товаров, а также в сокращении периода времени между заказом и поставкой. 

Эффективность товаропроводящих систем характеризуется качеством обслуживания и ценой обслуживания. Качество обслуживания – комплексный показатель, исчисляемый по совокупности критериев, состав которых может варьироваться от одной системы к другой. Важнейший из критериев для складов дистрибьюторов – степень удовлетворения спроса (заказа) в течение суток. Приемлемым в большинстве случаев является отгрузка 90% заказанных номенклатуры и количества, хорошим – 95%, отличным – 100%.

Если этот уровень не достигнут, необходим поиск путей предоставления услуг на таком уровне при минимальных издержках.

Задачи логистики – сокращение сроков прохождения товаров по товаропроводящим каналам, включая внутрискладские операции и минимизация затрат на всем пути движения товарных потоков при максимальном уровне обслуживания посредников и конечных потребителей. Выполнение этих задач значительно повышает конкурентоспособность предприятий – участников канала. 

За счет ускорения движения товара от поставщиков к конечному потребителю и оборачиваемости запасов на складах всех звеньев сбытового канала может быть достигнуто значительное увеличение прибыли и сокращение расходов на содержание товарных запасов. 

Чем большая часть совокупных товарных запасов сбытовой системы находится в пути от изготовителей к дистрибьюторам, от дистрибьюторов к дилерам и от дилеров к потребителям, тем выше скорость потока во всей системе. Причем пропускная способность канала сбыта далеко не всегда зависит от его расширения – чрезмерное расширение канала путем увеличения количества дилеров приводит к распылению усилий и утрате энергии, движущей товарный поток. 

Крупные компании применяют эффективные методы решения проблем управления движением товаров, например компьютеризированные системы:
Supply Chain Management (SCM) – управление звеньями цепи снабжения. Выполняет функции планирования, координации и управления процессами производства, складирования, снабжения и доставки товаров и/или услуг потребителям.
System of Delivery Planning (SDP) – система планирования поставок. Планирует потребности в материалах путем прогнозирования их количества.
Enterprise Resource Planning (ERP) – ресурсное планирование предприятия. Ведет управление снабжением, учет других ресурсов компании (финансы, персонал и т. д.) и участвует в оптимизации логистических цепей. 
Distribution Requirements Planning (DRP) – планирование потребностей распределения. Является системой управления распределением продукции на основе контроля за состоянием запасов, формирования связей производства, снабжения и сбыта, планирования перевозок.
Logistic Requirement Planning (LRP) – планирование потребностей логистики. Это система планирования и контроля входного, внутреннего и выходного материального потока на уровне предприятия. 
Quick Response Method (QRM) – метод быстрого реагирования. Система планирования и регулирования поставок товаров на предприятия розничной и оптовой торговли. 
Эти системы позволяют моделировать логистические процессы и варианты их оптимизации, выстраивая иерархические системы, используя методы симуляции процессов.
Поставщики, развивая логистику, делегируют специализированным службам или фирмам различные операции логистики. Но для внедрения в практику разделения операций приходится решать такие вопросы, как совместимость служб логистики с существующими службами, конфиденциальность операций, способность отдельного подразделения или сторонней фирмы полностью решить логистические проблемы и т.п. 
Большинство поставщиков предпочитают оставлять под своим контролем управление заказами и их исполнение, управление возвращенным и непроданным товаром. Но есть и желающие передать эти функции. 
При разделении функций логистики по отдельным структурам поставщики могут сосредоточиться на основных задачах, избавляются от проблем поиска специалистов по логистике, снижают затраты. 
Практика компаний DHL, FedEx убеждает в этом.
По степени ориентации на потребности рынка в практике известны три вида логистических систем продвижения товаров по каналам сбыта.
В тянущих системах товары отгружаются поставщиками по мере поступления и на основании текущих заказов оптовых и розничных сбытовых звеньев. Стратегия сбыта в таких системах направлена на стимулирование спроса на товары в розничном торговом звене.
В толкающих системах товары отгружаются поставщиками в оптовые и розничные звенья по заранее согласованному жесткому графику на основании предварительных долгосрочных заказов оптовых и розничных сбытовых звеньев, скорректированных поставщиками. Стратегия сбыта в этих системах направлена на предварительное, опережающее спрос формирование запасов в оптовых и розничных сбытовых звеньях.
В системах «точно в срок» (Just in Time, JIT) товары отгружаются по заранее согласованному графику, в заранее согласованных номенклатуре и количествах. Стратегия сбыта в таких системах ориентирована на розничную торговлю без страховых запасов. Самый наглядный пример – булочные, ежедневно покупающие ровно столько товара, сколько нужно для работы в течение одного дня.
При комбинировании систем большая часть поставок осуществляется на основе предварительных долгосрочных заказов, меньшая часть – по срочным заказам, а отдельные наименования – точно в срок.
В продвижении товаров от поставщиков к потребителям участвует множество субъектов различных логистических цепей, например:
• технические средства, коммуникации и обустройства всех видов транспорта; 
• складские хозяйства предприятий, отправляющих и получающих товары;
• материально-техническая база стивидорных, брокерских и агентских фирм;
• склады и обустройства транспортно-экспедиторских компаний для осуществления операций по группировке, комплектации отправок и т.д.; 
• материально-техническая база лизинговых компаний, сдающих в аренду контейнеры; 
• технические средства информационно-управляющих систем; 
• совокупность технологических, организационных, правовых, социальных и иных отношений, возникающих в ходе транспортного, складского, информационного и иного обеспечения хозяйственных связей.
Эффективность товаропроводящих систем характеризуется качеством обслуживания и ценой обслуживания. Качество обслуживания – комплексный показатель, исчисляемый по совокупности критериев, состав которых может варьироваться от одной системы к другой. Важнейший из критериев для складов дистрибьюторов – степень удовлетворения спроса (заказа) в течение суток. Приемлемым в большинстве случаев является отгрузка 90% заказанных номенклатуры и количества, хорошим – 95%, отличным – 100%.
Качество организации складского хозяйства и организации управления логистикой определяют эффективность логистических операций и коммерческой деятельности в целом.

Логистика складских процессов
Существенное влияние на оборачиваемость запасов оказывает скорость выполнения технологических процессов на складе, которая зависит от качества организации складского хозяйства, управления, механизации, компьютеризации, подготовки кадров, т.е. от эффективности логистики.
Ниже приведены элементы складской логистики, каждый из которых для внедрения в практику методов современной логистики требует разработки:
- идеологии и концепции складской системы; 
- технических заданий для проектирования, программирования, документооборота, инструктивных и учебных материалов.
Все перечисленные элементы должны быть включены в проектное задание для разработки логистической информационной системы (ЛИС).

Организация складского хозяйства
Определение роли и задач складского хозяйства в логистической цепи движения товаров предприятия.
Выбор места для строительства складов или выгодно размещенных складов для аренды.

Подготовка технического задания на строительство или учет конструктивных особенностей и технико-эксплуатационных возможностей складских помещений при разработке схем использования складского пространства, планов размещения стеллажей, технологии складских операций, маршрутных карт и т.д.

Оптимизация использования помещений. Наиболее выгодное использование площади и емкости помещений при размещении стеллажей, оборудования, проездов и проходов.

Выбор методов и способов хранения, создание необходимых условий.

Выбор и определение применения оборудования и техники в складских работах. Постановка задач для механизации технологических операций. 

Определение порядка эксплуатации складов.

Организация обработки информации – первичной, складской, сопроводительной, товарораспорядительной, статистической, аналитической, отчетной и т.д.

Разработка технического задания для выбора, адаптации и развития компьютерной системы.

Освоение компьютерной системы, обучение соответствующих сотрудников, назначение администратора системы, контролирующего ее функционирование.

Организация контроля наличия и сохранности товаров.

Разработка технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению операций, нормативов для бизнес-процессов и т.п.

Разработка положений о службах, выполняющих соответствующие работы.

Разработка должностных инструкций для исполнителей.

Обеспечение подготовки и повышения квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.
Оптимизация закупок расходных, упаковочных, эксплуатационных материалов и мбп: 
• постановка задач для компьютеризации учета расхода материалов, управления их запасами, статистики, анализа и прогноза расхода;
• определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения;
• определение номенклатуры материалов для включения в заказ;
• расчет оптимальных объемов заказов по количеству и стоимости;
• организация подготовки и оформления заказов;
• выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функциони рования этого канала;
• организация контроля исполнения заказов поставщиками, получения, приемки, размещения материалов и выдачи их исполнителям.

Оптимизация закупок
Определение сроков подачи заявок для своевременного пополнения запасов и обеспечение их соблюдения.
Организация подготовки и оформления заказов.

Выбор средства отправки заказов (почта, факс, электронная почта) и организация функционирования этого канала.

Определение номенклатуры и количества товаров для включения в заказ:
- анализ АВС и XYZ;
- группировка по категориям спроса и стоимости;
- расчет динамической переменной за период для расчета потребности на период;
- расчет расхода на единицу парка машин;
- присвоение категорий АХ......СZ каждой детали;
- расчет страховых запасов;
- расчет точки заказа;
- расчет максимального запаса;
- расчет контрольных параметров для выявления неликвидов;
- расчет оптимальной партии для заказа;
- подготовка проектов заказов;
- ручная корректировка проектов заказов;
- печать окончательного заказа;
- обсчет стоимости заказов;
- контроль подтверждения заказов;
- корректировка заказов по подтверждениям.
Подготовку проектов заказов программируют по различным алгоритмам, в зависимости от категории спроса, стоимости и маркетинговых соображений.

Быстро оборачивающиеся товары заказывают по методу фиксированных интервалов между заказами.
Средне-оборачивающиеся товары, а также очень дешевые товары заказывают по методу «точки заказа».
Дорогие изделия, а также новые товары для первых партий заказывают путем ручной подготовки расчетов.

Оптимизация приемки товаров

Определение порядка и сроков формирования, в зависимости от вида товаров, приемной комиссии по количеству, комиссии по качеству, привлечения экспертов по качеству товаров, подготовки оборудования для вскрытия тары, распаковки, анализов, тестирования или диагностики поступающих товаров.
Определение технологии и сроков приемки товаров, подготовки материалов для претензий поставщикам.
Определение порядка передачи принятых товаров для размещения и хранения.

Оптимизация размещения товаров
Расчет необходимых количеств ячеек и стеллажей разных размеров для соответствующих товаров, определение принципов изменения размеров ячеек при переменном ассортименте или принципов размещения товаров при переменном количестве одного ассортимента.
Разработка адресной системы, внедрение в практику оприходования, инвентаризации, размещения и отбора товаров строго по адресам хранения с указанием адресов во всех видах документации.
Определение порядка выбора мест хранения в зависимости от вида товара, габаритов, частоты спроса, необходимого режима хранения и т.д.

Оптимизация учета прихода, расхода и наличия товаров
База данных о товарах должна включать следующие параметры складского учета.
Характеристики товара:
• код, наименование, размеры и вес единицы товара;
• несколько возможных единиц измерения;
• штриховой код;
• вторичные коды, идентифицирующие товар;
• неограниченное число замен товара;
• неограниченное число аналогов товара;
• вызов товара по коду заказчика или поставщика;
• коды товара у различных заказчиков;
• коды товара у различных поставщиков;
• оригинальный код товара у производителя;
• отслеживание партий товара;
• отслеживание серийных номеров товаров;
• формирование наборов товаров для реализации;
• указание основного адреса на складе и дополнительных;
• возможность включения товара в отложенные заказы.
Неограниченное число групп товаров:
• товарные группы;
• группы при ценообразовании;
• группы для анализа продаж;
• группы по начислению комиссионных;
• группы по стоимости;
• группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;
• группы для производства;
• группы по бонусам и комиссионным;
• группы по таможенным пошлинам;
• группы по способу доставки;
• параметры для закупок;
• экономичное количество в заказе;
• периоды поставки;
• минимальный/максимальный запас на складе;
• пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.
Параметры ценообразования:
• до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости:
– от заказчика
– от группы заказчиков
– от товара
– от группы товаров.
• комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;
• коды налогообложения.
Параметры для бухгалтерского учета:
• неограниченные возможности привязки к счетам главной книги для проведения товарных опе- раций;
• использование различных методов определения стоимости:
– средневзвешенная стоимость
– последняя стоимость
– нормативная стоимость.
Наиболее сложные базы данных для запасных частей. Ниже приведен пример современной базы.
Основные данные:
• название изготовителя машин (группа);
• номер детали по каталогу изготовителя машин;
• номер детали по каталогу изготовителя комплектующих;
• номер детали – аналога по каталогу изготовителя неоригинальных деталей (несколько полей);
• наименование на русском языке;
• наименование на английском языке;
• код изготовителя детали (несколько полей);
• код и название подгруппы;
• в какой комплект или сборку входит – если не поставляется отдельно;
• модели машин, для которых предназначена деталь;
• применяемость (неограниченно полей);
• период применения на машине;
• VIN код применяемости;
• код модели двигателя;
• какой деталью заменена (после снятия с производства);
• вместо какой детали введена в конструкцию;
• код взаимозаменяемости;
• код наименования;
• срок службы расчетный;
• возможность восстановления после износа;
• единица измерения;
• вес;
• объем;
• материал;
• группа материалов (черные или цветные металлы, пластмассы и т. д.);
• количество на 1 машину;
• количество в комплекте;
• вид упаковки;
• количество в упаковке;
• вид тары.
Складские данные:
• адрес хранения;
• наличие на складе фактическое;
• наличие на других складах;
• минимальный запас или точка заказа;
• максимальный запас;
• страховой запас;
• неприкосновенный запас – до решения руководства.
Ценовые данные:
• закупочная цена в валюте;
• закупочная цена в рублях;
• розничная цена в валюте;
• розничная цена в рублях;
• признак категории калькуляции розничных цен;
• признак категории импортной пошлины;
• признак категории изменения розничных цен;
• признак группы скидок с розничных цен;
• признак степени конкуренции;
• признак показательных цен;
• коэффициент общего изменения цен;
• признак группы цен;
• признак группы скидок;
• признак необходимости снижения цен поставщика;
• фактический коэффициент пересчета текущий;
• коэффициент пересчета нетто после коррекции;
• коэффициент нетто после максимальной скидки;
• другие признаки (до 10).
Данные для заказов и отгрузок:
• срок поставки;
• минимальное количество для заказа, норматив поставщика;
• оптимальное количество для заказа по параметрам: количество – скидка – срок поставки;
• заказано у поставщика;
• подтверждено поставщиком к поставке;
• недопоставлено поставщиком по подтвержденным заказам;
• неудовлетворенный спрос, штук;
• недогружено заказчику (долг), штук.
Статистические данные:
• продано в периоде – нарастающим с начала года, штук;
• продано в периоде, кг;
• продано в периоде, куб. м;
• продано в периоде в закупочных ценах;
• продано в периоде в розничных нетто ценах;
• валовой доход в периоде;
• продано в году «текущий – 1», штук;
• продано в году «текущий – 2», штук;
• продано в году «текущий – Х», штук /до 5 и более лет/.
Аналитические данные:
• признак группы спроса – АВС;
• признак группы стоимости запасов – XYZ;
• коэффициент оборачиваемости запаса фактический;
• коэффициент соотношения розничной и закупочной цен;
• коэффициент рентабельности фактический в периоде;
• сбыт на 1000 машин в год в штуках;
• сбыт на 1000 машин в год в кг;
• сбыт на 1000 машин в год в куб. м.

Компьютерная система должна обеспечивать учет товаров на неограниченном количестве складов и участков хранения, поддерживать физические и логические склады.
При учете предусматривают возможности:
- заказы на закупки, перемещения между складами, продукция собственного производства, воз враты товаров;
- полное управление партиями на уровне склада;
- отслеживание сроков реализации и условий хранения партий товаров;
- операции по учету удовлетворения претензий;
- перемещения между складами;
- стандартные распределения запасов между складами;
- отслеживание отгрузок, товаров в пути и приемки.

Для обеспечения анализа учетных данных предусматривают:
- определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;
- определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и кор ректировка альбома форм документов;
- постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;
- определение параметров для контроля качества и надежности учета.

Оптимизация контроля наличия
Определение вида (сплошная или выборочная, разовая или перманентная) и технологии инвентаризации товаров.
Определение порядка и периодичности контрольных проверок наличия наиболее важных товаров.
Постановка задач для компьютеризации процессов ввода результатов инвентаризации, обсчета и анализа расхождений.
Внедрение «фоновой» инвентаризации, «моментальных снимков запаса» (позволяющих продолжать товарные операции во время подсчета).
Физическая инвентаризация.
Учет поврежденных товаров.
Отчеты и документы:
• результаты собственного производства;
• закупленные товары;
• полученные/использованные/отгруженные;
• прямые поставки;
• поправки в результате инвентаризации;
• поврежденные и возвращенные товары;
• товары в движении между складами;
• возможность отчетов с информацией:
– количество и стоимость товаров
– различные единицы измерения
– возможность учета ожидаемых поступлений товаров
– планирование движения товаров на ближайшую неделю.
Запросы состояния склада в реальном времени включают:
• открытые и последние отгруженные заказы на продажу;
• заказы на закупки;
• статистика по товарам;
• история по товарам;
• статистика по складу;
• перемещения между складами;
• статистика продаж;
• неотработанные строки заказов;
• замены товаров;
• аналогичные товары;
• коды товаров у заказчиков;
• доступное количество товаров на дату;
• доступное количество товаров по складу.

Операции с нескладируемыми товарами:
- поддержка непрерывного и периодического методов складского учета, возможность допускать отрицательное количество товара в наличии.
Разработка документов и справок:
• регистрация отгрузки;
• журнал складских операций;
• анализ запасов;
• отчет о запасах;
• отчет о движении партии;
• регистрация приема;
• отчет о движении товара;
• анализ и планирование запасов;
• запрос об истории по партиям и серийным номерам.
Разработка справочников:
• участки и адреса хранения запасов;
• аналоги товаров;
• частоты фоновой инвентаризации.