Реализация комплекса мероприятий по улучшению бизнес – процессов склада технического оборудования компании.

Реализация комплекса мероприятий по улучшению бизнес – процессов склада технического оборудования компании.

   Одним из важных направлений складской Логистики является своевременное и корректное оприходование, перемещение и выдача оборудования со складов Компании, своевременная рекламация, систематизированный анализ остатков, своевременное списание и утилизация. От сроков оприходования и выдачи зависят предоставление своевременных услуг.

   Как пример, предлагаю рассмотреть вариант оптимизации бизнес – процессов склада технического оборудования в телекоммуникационной Компании, предоставляющей услуги сотовой связи на территории Казахстана. Телекоммуникационный рынок имеет массу тенденций к развитию и успешному бизнесу, так как связь является одним из ключевых факторов для каждого человека.

   В компании, в составе Сектора «Склада и Логистики» имеется Отдел «Мониторинга и Оптимизации». Основное направление работы данного Отдела – анализ бизнес-процессов складов Компании по всему Казахстану, оптимизация процессов согласно риск менеджмент матрице Компании, внедрение инновации в процессах, написание и утверждение бизнес - процессов и процедур, проведение ежегодных Аудитов в регионах - «21 складов» и предоставление Отчетов руководстве.

   Сложность заключалась в том, что специалисты склада технического оборудования Компании работали без описанных и утвержденных процедур руководством. Груз прибывал на склад, сотрудники работали в авральном режиме и оставались до поздней ночи на работе. Срок оприходования составлял до 30 рабочих дней. При этом Внутренний заказчик звонил и писал сотрудникам склада по корпоративной почте и требовали выдачу. Специалисты склада технического оборудования не могли выдать, так как товар не был оприходован в сиcтеме SAP.

   Столкнувшись с такой проблемой, провела анализ ситуации и определила основные причины:

• отсутствие описанных и утвержденных процедур на складе технического оборудования;
• отсутствие коммуникации между подразделениями Компании;

   В дальнейшем, для разрешения ситуации были проведены следующие действия:

• посещение складов и анализ всех процессов (рисовали все процессы);
• встречи с начальником склада и со специалистами склада технического оборудования и интервью;
• неоднократные встречи с таможенным сектором, бухгалтерами и интервью, понимание процессов;
• выявление проблемных зон и предложение пути решения проблем;
• в результате интервью и анализа процессов были созданы и согласованы следующие процедуры руководством компании:
  • оприходование и возврат технического оборудования в системе SAP, детально описаны шаги, при недостаче во время оприходования оборудования, рекламация;
  • перемещение технического оборудования в системе SAP, детально описаны процессы по заявкам, подготовка и упаковка оборудования, подготовка сопроводительных документов и отправление заявок в транспортную компанию;
  • оприходование на региональных складах в системе SAP;
  • прием технического оборудования после демонтажа, оприходование на склад и проведение в системе SAP, проверка сопроводительных документов;
  • ежемесячная инвентаризация технического оборудования по АBC категориям, подготовка и подписание документов, ежегодная плановая и внеплановая инвентаризация на складе;
  • ежеквартальный анализ остатков, выявление slow-moving и информирование руководства компании;
  • утилизация оборудования, детально описаны процессы подготовки технического заключения, подготовка оборудования и передача оборудования  утилизационной компании.
• Ознакомление сотрудников новыми процедурами и внедрение процедур;
• Аудит новых процессов согласно процедурам через год.

   Предложенные способы улучшения бизнес-процессов отдела склада технического оборудования были внедрены в компании в 2016 – 2017 г.г., тем самым принесли ощутимый эффект и благоприятно отразились на финансовом положении компании так как склад начал анализировать остатки оборудования, выявлять slow-moving.

   Рассмотренная ситуация ярко показывает насколько важны налаженная система бизнес - процессов и своевременная коммуникация с другими подразделениями Компании в складской логистике.

   Все эти меры, в конечном счете, помогли и помогают в дальнейшем сохранять лидирующие позиции компании на рынке.