Успех сделки немыслим без логиста

Успех сделки немыслим без логиста
Мария Канаева, © "Логинфо" www.loginfo.ru

По вопросам заключения внешнеторговых контрактов была написана не одна толстая книга, и, вероятно, будет написано еще столько же. Это обусловлено постоянными изменениями как в отечественном, так и в зарубежном законодательстве. Кроме того, ежедневная практика подсказывает нам все новые и новые аспекты, которые должны находить свое отражение в контракте.

Единожды столкнувшись с серьезными трудностями при исполнении импортной сделки, участник ВЭД, чтобы избежать повторения подобной ситуации в дальнейшем, как правило, включает в контракт дополнительные условия и оговорки. Причем подчас эти условия, продиктованные суровыми реалиями практики, таковы, что и в страшном сне не могли бы присниться юристу, далекому от бизнеса. Многие правила по заключению сделки и оформлению контракта написаны кровью, точнее, слезами и потом логистов, «вытягивавших ситуацию».
 

Кто пишет правила? Логисты? Графоманы!

Нельзя не принимать во внимание и тот факт, что в настоящее время в продаже имеется большое количество вспомогательной литературы, написанной людьми, бесконечно далекими от повседневной практики заключения контрактов или, как минимум, уже очень давно не практикующими. Поэтому, задавшись целью составить грамотный внешнеторговой контракт, дабы не изобретать велосипед, стоит обратить внимание на авторов: это должны быть люди с солидной собственной практикой. Кроме того, весьма полезными могут быть советы коллег, уже успевших столкнуться с аналогичной ситуацией и нашедших свое решение проблемы. Например, книга И.С. Ефимова «Стратегия и тактика управления коммерческой сделкой: подготовка, заключение, исполнение», а также статьи некоторых экспертов. Это, как говорится, базис, который можно взять за основу при подготовке любого внешнеторгового контракта.

Каждому контракту – свои правила

Как уже отмечалось выше, тема подготовки и заключения сделки с участием иностранного партнера никогда не будет исчерпана. Это связано в первую очередь с тем, что любая сфера деятельности, любая отрасль экономики, для которых готовится договор, имеет свою специфику, определяющую требования, предъявляемые к контракту. Так, существуют свои правила для составления контрактов на поставку оборудования и запчастей, на поставку химикатов и т.д.

Юрист ответит за «рыбу»

Именно поэтому подготовку контракта, особенно внешнеторгового, не следует всецело отдавать в руки юридического отдела. Скорее всего, юристы предложат вам хорошо проработанную «рыбу», максимально защищающую вас в случае судебного разбирательства. По утверждению одного из старейших работников внешторга, «контракт должен быть написан так, чтобы в любой момент можно было пойти с ним в суд и выиграть по любому пункту». Вот за это и отвечают юристы.

Контракт – не только «отмазка» для суда

Однако любой здравомыслящий бизнесмен считает, что до суда дело лучше не доводить. Это весьма хлопотное и затратное мероприятие с непредсказуемым результатом, даже при условии абсолютно выигрышной позиции. Поэтому, чтобы в дальнейшем не пришлось отстаивать свои интересы в суде, кон-тракт следует рассматривать не только как домашнюю заготовку к судебному процессу, но и как своего рода инструкцию к исполнению сделки. Для этого к работе над контрактом наряду с юридическим отделом следует привлекать и отдел продаж, и отдел логистики, и отдел таможенного оформления или таможенного брокера, и даже таможенный пост.

Участие менеджеров по продажам необходимо потому, что они обеспечивают предмет контракта, определяют, что именно, в каком количестве, в какие сроки и по каким ценам будет закупаться. Помимо этой, основополагающей для контракта информации, они еще обладают ценными знаниями о свойствах продукции, что весьма важно для химического рынка. Эти сведения позволяют прописать в контракте дополнительные условия по транспортировке химикатов, определить срок подачи рекламации, условия приемки и забраковки товара. 

Особенностью продажи химикатов является обязательное проведение многочисленных лабораторных и технических испытаний. Для этого необходимы образцы химматериалов, а подчас даже лабораторное и прочее оборудование. Особенности таможенного оформления химической продукции также требуют предоставления достаточного количества образцов в ЦЭКТУ. Для сертификации того или иного продукта в России опять же необходимо предоставить его образец. Таким образом, контракт наряду с условиями купли-продажи должен включать в себя пункты, касающиеся предоставления на безвозмездной основе образцов химикатов, предназначенных для проведения испытаний. В случае если лабораторные и технологические испытания невозможны без специфического оборудования, контракт должен предусматривать и возможность ввоза такого оборудования.

Логист уладит все

В настоящее время, кажется, все уже согласны с тем, что любой контракт перед подписанием должен быть подвергнут логистической экспертизе. То есть отдел логистики в обязательном порядке должен быть привлечен к работе над проектом контракта. Это позволит избежать многих срывов при исполнении сделки, обусловленных недостаточно точным определением обязанностей каждой из сторон, в результате чего эти стороны по-разному трактуют одни и те же пункты контракта. Опытные логисты советуют детально, шаг за шагом прописывать в контракте всю цепочку поставок. Тогда каждый документ действительно будет своего рода инструкцией, соблюдение которой позволит избежать многочисленных проблем. В ходе обсуждения контракта стороны имеют возможность уладить возникающие разногласия на этапе, когда вся цепочка поставки еще только прописана на бумаге, а не тогда, когда контейнер уже стоит в порту, а контрагенты до хрипоты спорят, кто из них должен его вызволять.

Учесть пристрастия партнеров

Кроме того, к работе над контрактом стоит привлекать и тот отдел, который лучше всех знаком с требованиями контрагента. В различных фирмах это бывает по-разному: где-то юристы заранее знают, на какие условия другая сторона никогда не согласится, где-то о пристрастиях партнеров в большей степени осведомлены сотрудники отдела маркетинга или продаж. Их участие в работе позволит заранее исключить те пункты и формулировки, которые исключать придется все равно, правда, предварительно потратив достаточно времени для обсуждения этого с другой стороной.

Таможенный брокер: чем раньше, тем лучше

Еще одной стороной, участие которой в разработке контракта весьма и весьма полезно, является таможенный брокер, с которым работает компания, или отдел таможенного оформления. Можно сколько угодно возмущаться тем, что таможня пытается регулировать взаимоотношения между продавцом и покупателем, настаивая на включении в договор пунктов, совершенно неуместных, лишних или ненужных с точки зрения заключения и осуществления сделки. Но реальность такова, что лучше заранее согласовать текст контракта с таможенным постом, чем потом объяснять таможенникам, что именно имелось в виду под той или иной фразой и зачем вот здесь нужен этот абзац, когда машина с товаром уже стоит на посту. Сам брокер может также оказать помощь при составлении списка документов к поставке и согласовании сроков их предоставления. Грамотный брокер может также дать консультацию и по международному, и по таможенному праву, так как именно эти правовые аспекты являются его «коньком», а по роду своей деятельности сотрудники брокера ежедневно сталкиваются с разнообразными внешнеторговыми контрактами и последствиями, к которым приводят те или иные оплошности, допущенные при их составлении.

Венская оговорка: контракт только в письменном виде

Итак, составив рабочую группу по внешнеторговому контракту, участники ВЭД, как правило, не задаются вопросом, с чего начать. Ответ, кажется, очевиден. Начинать надо с написания проекта, так называемого драфта контракта. После того как драфт согласован внутри рабочей группы, он должен быть отправлен на согласование иностранному партнеру и – после утомительных или не очень утомительных дискуссий – подписан. В принципе идея верная, хочется только добавить, что при внесении в контракт тех или иных изменений необходима обратная связь со всеми участниками сделки, включая таможенный пост.

Однако начинать работу с составления проекта все же не совсем правильно. Прежде всего советуем довести до сведения иностранного партнера, что он в обязательном порядке должен подписать с вами пресловутый контракт. Дело в том, что за рубежом подписание внешнеторгового контракта не является обязательным условием для осуществления сделки. Для большинства европейских продавцов до-статочно вашего заказа и выставленного счета для того, чтобы поставить товар и получить за него оплату. Наша же страна присоединилась к Венской конвенции с оговоркой, что сделка обязательно должна быть совершена в письменном виде.

Заручиться согласием

Таким образом, перво-наперво следует убедиться в том, что драфт контракта вообще имеет смысл составлять, то есть заручиться согласием иностранного партнера на подписание контракта, убедив его в необходимости подобного действия. Обычно бывает достаточно ссылки на соответствующую оговорку к Венской конвенции и пояснений, что без наличия подписанного контракта проведение таможенного оформления в России невозможно в принципе.

Только после этого можно приступать к работе непосредственно над контрактом. Основные пункты, из которых состоит любой, в том числе и внешнеторговый, контракт, всем хорошо известны:

• Преамбула.
• Предмет.
• Количество товара.
• Качество товара.
• Сроки и дата поставки.
• Базисные условия.
• Цены и общая стоимость контракта.
• Условия платежа.
• Отгрузка, упаковка и маркировка.
• Сдача-приемка товара.
• Рекламации.
• Гарантии.
• Страхование.
• Ответственность сторон.
• Форс-мажор.
• Арбитраж.
• Срок действия контракта.

О том, что именно и каким образом включать в эти пункты, написано уже очень много. Тем не менее хотелось бы поделиться здесь наблюдениями, основанными на собственной практике.

Преамбула. В написании преамбулы никакой хитрости нет. Однако стоит заранее запастись документами, свидетельствующими о том, что подписанты обладают правом подписывать данный контракт. Дело даже не в том, чтобы обезопасить себя от признания сделки недействительной или отказа партнера выполнять свои обязательства. Вы можете быть на сто процентов уверены в том, что такого не случится, и будете правы. Однако таможенные органы полномочны проверить, является ли данный контракт действительным, и запросить для этого копии доверенности или устава вашего контрагента. Опыт показывает, что получить такие документы на стадии подписания контракта намного легче, чем на момент таможенного оформления грузов.

Предмет контракта. Если речь идет о контракте многоразового использования и есть подозрение, что ассортимент продукции в период действия контракта может меняться, то помимо перечисления названий продуктов, которые планируется ввезти, нелишним будет добавить общее описание товара, например: каучук, химикаты для обработки натуральной кожи и пр. При необходимости это позволит вам ввезти продукцию, изначально не указанную в контракте. Для контрактов многоразового использования удобным является также введение такого понятия, как спецификация. Использование спецификаций к поставке или квартальных спецификаций показано при достаточно длительном сроке действия контракта, плавающем ассортименте, возможности изменения цены в период его действия. Также можно попытаться получить разрешение на замену спецификаций документами, печатающимися системами ERP-класса. Это сэкономит время и нервы, которые могли бы быть потрачены на подписание очередной спецификации. Особенно если речь идет о больших компаниях, в которых обычно подобные системы и устанавливаются. Бюрократические машины таких компаний иногда могут свести на нет любые усилия по сделке.

Качество товара. При проработке этого пункта необходимо тесное сотрудничество с продукт-менеджера-ми, так как именно они обладают всей необходимой информацией о качестве, свойствах продукции, способах их проверки, сроках обнаружения скрытых дефектов и пр. Многие коллеги советуют также приравнивать поставку поврежденного товара к поставке товара ненадлежащего качества, поскольку это может существенно облегчить процесс подачи рекламации и возмещения ущерба.

Сроки поставки. Данные в этом пункте надо непременно согласовать с бухгалтерией, так как от даты поставки зависит дата постановки товара на баланс. Следует учитывать особенности построения вашей бухгалтерии, чтобы одной неосторожной фразой не создать компании дополнительных проблем. При определении сроков поставки следует также учитывать, что термин «немедленно» (asap) подразумевает сроки от 1 до 14 дней.

Базисные условия поставки. При указании базисных условий поставки обязательна ссылка на редакцию Инкотермс. В принципе стороны имеют право использовать любую редакцию, вплоть до редакции 1936 года. Но если вы готовитесь принять поставку по условиям Инкотермс 2000, а продавец использует Инкотермс своей бабушки, может возникнуть казус. Чтобы его избежать, необходимо прописать в контракте конкретную редакцию. В настоящее время наиболее распространена редакция 2000. Правда, ходят упорные слухи о существовании редакции 2002, но официального перевода ее никто не видел, поэтому лучше использовать редакцию, известную всем. В данном пункте следует детально прописать все спорные моменты, допускающие двоякое толкование, а также моменты, наиболее важные для вас. Например, прописать условия, при которых продавец не только оплачивает перевозку, но и отвечает за оформление надлежащих документов в порту.

Цена и общая сумма контракта. Если вы имеете дело с долгосрочным и многоразовым контрактом, для маневра можно использовать следующие фразы:

• Допускается изменение цены в течение срока действия контракта в связи с изменением рыночной конъюнктуры.
• Допускается увеличение суммы контракта по согласованию сторон.

Это позволит вам менять цены ввозимых товаров путем изменения спецификаций, а не подписания нового контракта или приложения к старому. Можно будет также продлить старый контракт, если вся его сумма будет выбрана, избежав стресса, связанного с новым номером контракта и новой маркировкой уже заказанных химикатов. Для логистики химического рынка это особенно актуально, поскольку маркируются мешки и бочки, сроки наработки химии бывают достаточно большими, и несовпадение маркировки на товаре с номером контракта может вызвать серьезные проблемы при таможенном оформлении.

Указание платежа. Часто советуют упомянуть в контракте, против чего именно осуществляется платеж: против проформы-инвойса, против фактуры и пр. Поскольку многие компании выпускают эти документы под разными номерами, неуказание данного пункта, по мнению экспертов, может привести к серьезной путанице в бухгалтерии.

Отгрузка, упаковка и маркировка. Настоятельно рекомендуем проработать этот пункт с таможней или с таможенным брокером. Чтобы постоянно не давать таможне письменные ответы на запросы по каждой поставке, рекомендуется дать необходимые разъяснения в самом теле контракта. Например, наличие фразы «Упаковка остается в собственности покупателя» очень полезно для определения ТС. Тут же прописываются все документы, выставляемые при отгрузке, здесь следует указать всю документацию, необходимую таможенному посту для оформления. А вот сроки предоставления этих документов стоит согласовать с брокером.

Сдача-приемка. Совместно с юристами и продукт-менеджерами определите, что в вашем случае представляется наиболее оптимальным: максимально растянуть или сократить процесс сдачи-приемки? Выбор в пользу того или иного варианта обусловливается свойствами самого товара (возможными повреждениями при транспортировке), условиями предъявления рекламации, выставляемыми продавцом, условиями самой поставки. В зависимости от этого можно выбрать вариант единой сдачи-приемки, которая происходит мгновенно. В этом случае все возможные претензии рассматриваются как претензии по качеству или вариант с предварительной и окончательной сдачей-приемкой. Этот способ обоснован в случае поставок оборудования и запчастей, так как на их приемку требуется много времени.

Рекламации. Данный пункт прописывается максимально четко. Для работы с химматериалами в обязательном порядке следует предусмотреть возможность реэкспорта по рекламации. Дело в том, что на химическом рынке нередки ситуации, когда клиент забраковывает товар не потому, что тот является некачественным вообще, а потому, что его не устраивает какой-либо специфический параметр, который может оказаться абсолютно приемлемым для другого клиента. В таком случае поставщик нередко просит вернуть не подошедший товар для переработки или перепродажи. Нелишним будет также упомянуть предоставление скидок за забракованный товар, возмещение контрагентом расходов, связанных с переработкой или утилизацией некачественной продукции.

Страхование, ответственность сторон и форс-мажор. Разрабатывая этот пункт, мы максимально подробно продумываем все этапы поставки, моменты передачи товара, вероятные риски и, исходя из этого, прописываем обязанности сторон и условия по страхованию. Особое внимание следует обратить на то, что все требования должны быть зеркальными для обеих сторон, чтобы не получилось, что один из контрагентов несет ответственность в полном объеме, а другой только в случае ядерной войны. При перечислении событий, относящихся к форс-мажору, очень советуем использовать фразу «включая, но не ограничиваясь». В случае возникновения обстоятельств, не перечисленных в контракте, вы оставляете за собой право и их отнести к форс-мажору, если это не будет противоречить понятию форс-мажора как таковому.

Арбитраж. При обсуждении вопросов, связанных с разрешением споров в арбитражном суде, в первую очередь надо постараться «протащить» свой арбитраж. Во-первых, это существенно дешевле, чем ездить на суд за рубеж и оплачивать все связанные с судопроизводством расходы в валюте. Кроме того, дома и стены помогают, и судиться проще. Если ваш контрагент категорически не соглашается на арбитражный суд г. Москвы, то лучше выбрать международный арбитраж с использованием Правил арбитража Международной промышленной палаты. Не забудьте указать и язык, на котором должно вестись судопроизводство, чтобы судебное разбирательство на одном из индейских наречий не оказалось для вас неприятным сюрпризом.

Срок действия контракта. В случае если вы собираетесь работать по данному контракту долго и ввозить товар отдельными партиями, стоит предусмотреть возможность автоматической пролонгации контракта. Оставьте за собой также возможность расторжения контракта в случае грубого нарушения его условий, только не забудьте уточнить, что под этим понимается.

Правоприменение. Здесь рекомендации такие же, как и в случае арбитража. Перво-наперво пытаемся добиться применения российского права, оно нам и ближе, и специалист по нему стоит дешевле. Однако следует сразу отметить, что удается такое крайне редко, особенно если контрагентом выступает европейская фирма. Тут полезно знать следующее: если право не указано, то применяется право стороны, которая наиболее тесно связана с выполнением обязательств по контракту. В некоторых случаях им может оказаться и наше право.

Прочие условия. В этом пункте оговариваются условия, в другие пункты не вошедшие. Помимо всего прочего здесь указывается, какой язык превалирует в случае несовпадения толкований русской и английской (немецкой, голландской) частей контракта. Естественно, в интересах каждой стороны – добиться признания превалирующим своего родного языка. Практика показывает, что очень редко иностранные контрагенты идут на признание русской части договора как основной. В качестве компромиссного варианта можно пойти на то, чтобы вторая часть контракта была составлена на английском языке, пусть даже он и не является государственным языком страны продавца. Можно также пуститься на маленькую хитрость: согласно установившейся традиции, если не указано, какой язык является основным языком контракта, правая колонка считается переводом левой. Таким образом, автоматически основным языком контракта признается язык левой колонки. Однако данное правило не является обязательной нормой и уповать только на него не стоит.

Печать и подпись: что важнее?

После того как контракт согласован, его остается только подписать. На этом этапе российскую сторону опять могут поджидать сюрпризы, связанные с различием традиций в российской и зарубежной коммерческой практике. Не секрет, что наши таможенные органы очень любят всевозможные печати. Любой документ, не содержащий заветного оттиска, воспринимается работниками таможни как простая бумажка, ровным счетом ничего не значащая. С точки зрения европейских коммерсантов, именно печать не несет никакой смысловой нагрузки. По их логике, поставить печать на контракте может любой прохожий, в то время как поставить подпись может только персона, обладающая соответствующими полномочиями, так называемый прокурист. Для того чтобы при таможенном оформлении не возникало дополнительных трудностей, стоит заранее условиться с зарубежными партнерами, что наряду с подписью на контракте должна стоять еще и печать фирмы или ее подразделения. Если такая печать у контрагента по ряду причин отсутствует, возможно использование так называемого почтового штемпеля – печати с указанием наименования компании и ее адреса. Почтовые штемпели, как правило, имеются в наличии всегда.

Печать должна быть синей! С обеих сторон

Даже если в контракте оговорено, что стороны согласны с тем, что подписание договора и приложений к нему может происходить посредством факсимильной связи и средств электронной коммуникации, рекомендуется все же запастись оригиналом с синей печатью. Приведенная формулировка нужна в первую очередь для того, чтобы иметь возможность оперативно оформлять подписанный контракт в банке, на таможне и пр., не дожидаясь получения оригинала по почте. Однако, согласно письму таможенных органов 01-13/4829 от 04.05.1994, оригиналами признаются только документы, имеющие оригинальные подписи и печати с обеих сторон. Иными словами, таможня имеет право отказаться принимать контракт, заверенный синей печатью только с одной стороны. Во избежание возникновения подобных проблем рекомендуется оговорить с контрагентом необходимость досылки оригинала. В некоторых случаях имеет смысл взять на себя оплату расходов по пересылке документа курьерской службой. Это обойдется намного дешевле, чем многодневный простой товара на таможне.

И напоследок…

На этом работа непосредственно над контрактом завершается, впереди еще оформление паспорта сделки в банке и передача документов на таможню. Очень многие коммерсанты ограничиваются этим, совершенно забывая пересмотреть свои собственные контракты уже с российскими партнерами. Это особенно актуально, если речь идет о дальнейшей перепродаже импортированного товара. Подписав договор с иностранным контрагентом, проверьте, насколько условия этого договора согласуются с вашими обязательствами перед клиентами. Особенно это касается таких пунктов, как гарантии, рекламации, отсрочка платежа. Естественно, вы не можете гарантировать своему клиенту больше, чем гарантирует поставщик и производитель. Сроки предъявления рекламации со стороны клиентов должны так согласовываться со сроками предъявления рекламации поставщику, чтобы хватило времени объявить иностранному партнеру о забраковке товара и урегулировать вопрос о возмещении ущерба.

Только после тщательной проработки своих контрактов работу над внешнеторговой сделкой можно считать законченной.