Успешный год: дирекция по закупкам и логистике Ижорских заводов

В прошлом году дирекция по закупкам и логистике Ижорских заводов провела большую работу по оптимизации внутренних бизнес-процессов и снижению затрат на закупку. Результаты этой работы оценил заместитель генерального директора Ижорских заводов по закупкам и логистике Д.А. Яровой.

– Дмитрий Анатольевич, как вы считаете, для вашей дирекции 2013 год был успешным?

– Я считаю – да. Нам удалось сэкономить около 500 млн рублей на процессе закупок ТМЦ и услуг. Этому способствовал многоэтапный процесс повышения эффективности и огромный объем работы.

Например нам удалось сэкономить более 300 млн рублей на процессе перевозок. Во-первых, мы привлекли к перевозкам новые транспортные компании, которые помогли снизить цены. Во-вторых, мы создали пул постоянных партнеров, которые имеют минимальные сроки подачи транспорта, выдерживают сроки перевозок и удерживают низкие цены. Нам удалось не просто создать пул перевозчиков, но и провести четкую градацию по типам перевозок: стандартная доставка еврофурой, негабаритные перевозки, экспортные перевозки и, конечно, проектные перевозки готовой продукции. В-третьих, мы провели с данными логистическими компаниями конструктивные переговоры и заключили единые годовые договоры, в которых зафиксировали основные направления совместной работы и цены на предоставляемые нам перевозки.

Это – одно из направлений. Кроме того, долгие месяцы кропотливой и сложной работы проводились закупщиками в области поставок ТМЦ.

– Какой, например?

– Один из аспектов успеха – планирование. Для того, чтобы перейти к среднесрочному, а в перспективе и долгосрочному планированию закупок, мы посвятили много времени изменению работы в системе SAP ERP. Для начала мы не просто определили все имеющиеся ТМЦ на складе, но и при присвоили каждому материалу дополнительные признаки, позволяющие понимать ситуацию, например: номер плавки и партии, вид товара, его особые механические или химические свойства и т.д. На основании этого совместно с дирекцией по производству, а если быть точнее, с руководителем и сотрудниками ПДУ, произвели привязку каждой ТМЦ к конкретному наряду. Изготовление реактора делится на наряды и заказы. Для закупщика наряд – это потребность в сырье и материалах на отдельный узел или агрегат. Поэтому, выполняя такую привязку к нарядам, мы начали разбивать весь наш большой склад на маленькие партии и четко привязывать каждый метр или килограмм к элементу изделия. В результате этого мы обнаружили у себя определенные дефициты и начали оперативно решать проблему методом переназначения.

Проблема, которая существует буквально у всех машиностроительных предприятий, заключается в том, что, в случае отсутствия какого-то материала для закрытия конкретного наряда, его зачастую перемещают со следующего аналогичного заказа. Теперь представьте несколько сотен нарядов, находящихся в производственной программе, и более 20 тысяч различных наименований ТМЦ, причем многие уникальные, т.е. применяются всего один раз. Как вы понимаете, ни один человек физически не может удержать такое количество информации в голове, ну и, конечно, запомнить все перемещения с заказа на заказ. Кроме того, закрытие позиции в аварийном порядке приводит к дополнительным затратам, так как это подразумевает и ускоренный заказ транспорта, и экстренную закупку ТМЦ. На сегодняшний день мы научились определять этот дефицит на квартал вперед и даже на полгода вперед, а с этого года надеемся видеть ситуацию уже на год вперед.

Это позволяет нам работать планомерно и, как следствие, проводить переговоры напрямую с заводами-производителями, представляя им наши планы закупок для формирования производственных заданий. В этом году мы впервые заключили долгосрочные контракты с крупнейшими производителями: с ЗАО ВМК «Красный Октябрь» по прокату, с ООО «ТМК-Инокс» и ОАО «ЧТПЗ» по трубе, с Walter (представительство Walter в РФ) по инструменту. Все это позволило серьезно снизить цены на закупаемую продукцию.

В начале нашей работы в SAP ERP практически все материалы находились в свободном использовании, т.е. не были привязаны ни к проекту, ни к наряду. Сейчас нам удалось расписать и привязать более 50% ТМЦ к заказам. Даная привязка полностью устраняет человеческий фактор: без согласования закупщика ни одна ТМЦ не может быть использована не под указанный узел или наряд. Поэтому если и принимается такое решение, то закупщик видит у себя дефицит по данной позиции. С целью отслеживания сроков поставки и закрытия потребностей закупщики ежедневно вводят в систему SAP ERP согласованные договоры и спецификации с указанием сроков поставки. Благодаря расширению SAP закупщик видит не только дефицит, но и срок, когда он будет закрыт.

Все это позволяет не просто структурировать запасы и устранять неликвиды, но и тратить на это минимальное время. Например, у нас постоянно возникала такая проблема: если какой-то материал находится без движения на складе больше года, он автоматически считается неликвидным, и перевод его в годный – долгая ручная работа специалиста. При этом есть материалы, которые от проекта к проекту используются в минимальных количествах, и поэтому вынуждены были закупаться монтажной партией. Я уже не говорю о материалах, таких, например, как прокат со специальными свойствами, которые покупаются сразу на несколько проектов/реакторов. Как правило, речь идет о дорогостоящих ТМЦ: сварочных материалах, металлопрокате, трубе и т.д. Год от года возникала эта проблема, но теперь, благодаря работе сотрудников ОМЗ-ИТ совместно с закупщиками, все это можно увидеть в течение минуты, так сказать, автоматически.

Отдельного внимания заслуживает наше взаимодействие с другими компаниями Группы ОМЗ. В частности, работа с компанией ИжораРемСервис. На сегодняшний день мы полностью распределили остатки, которые организовались на складе после вывода наших ремонтных служб из состава Ижорских заводов, и согласовали с ИжораРемСервис сроки и порядок их вовлечения согласно графикам ремонта на 2014 год. Именно благодаря конструктивной позиции закупщиков и руководства ИжораРемСервис мы совместно вовлекли в ремонт ТМЦ на 3,5 млн рублей, а это значит – не потрачены средства на закупку, и деньги остались в холдинге ОМЗ.

В 2013 году начата работа по совместной закупке сырья и материалов с Глазовским заводом Химмаш. Значительная часть номенклатуры у наших заводов пересекается, например, сварочные материалы, листовой прокат и т.д. В ноябре-декабре совместно с коллегами из Глазова нам удалось провести пробные закупки и сэкономить более около 2 млн руб., и это – не считая передачи со складов нашего завода в работу материалов более чем на 2,6 млн рублей.

В целом, вся эта оптимизация привела к тому, что по итогам года мы снизили объемы складов более чем на 640 млн рублей. А это очень солидная цифра.

– Все это – результат длительного и кропотливого труда всей дирекции?

– И не только нашей. Например, в этом году мы провели колоссальную работу с технической дирекцией. Прежде всего это касалось испытания режущего инструмента, который занимает львиную долю в объеме закупок – примерно 20 млн рублей в квартал. Результаты этих испытаний позволили выстроить переговорную позицию в диалоге с крупнейшими зарубежными производителями, таким, как Sandvik, Emuge-Franken, таким образом, что Ижорские заводы получили не только дополнительную скидку, но и значительную отсрочку платежа. В 2014 году мы планируем провести аналогичную работу с технической дирекцией по сварочным материалам. Своевременная выдача и успешная плодотворная работа технологов, конструкторов и закупщиков позволила не просто расширить списки поставщиков по специальному инструменту, изготавливаемому по нашим чертежам, что значительно снизило закупочные цены, но и своевременно поставлять этот инструмент на производство.

Вообще мы стараемся оптимизировать свою работу в совершенно разных направлениях. В частности, по максимуму автоматизировать все те процессы, из которых можно, что называется, исключить человеческий фактор. Например, на сегодняшний день мы проводим работу по внедрению такого понятия, как «точка заказа» в системе SAP. Для этого определяется некий минимальный и максимальный уровень остатка материала на складе, и, при достижении минимума, система сама сообщает закупщику о необходимости произвести закупку того или иного материала. То есть специалист не теряет время на отслеживание наличия материала на складе. Пока мы эту систему тестируем на простейших вещах – хозтоварах и канцелярии, но в дальнейшем планируем расширить область ее применения.

За прошедший год удалось улучшить условия хранения товара на складах, и в этом большая заслуга начальника склада Антона Гараева и его сотрудников. Мы арендовали погрузчик – это упростило и ускорило процесс разгрузки и перемещения товара. Сейчас мы ставим задачу всем поставщикам отгружать нам товар паллетами. Это не только ускорит процесс разгрузки для нас, но и позволит снизить количество брака, так как мы будем товар значительно меньше кантовать и перемещать. В идеале, если речь идет, например, об инструменте, мы хотим добиться того, чтобы наши поставщики сами комплектовали по цехам наши заказы, а мы бы не тратили время на сортировку. Пока, конечно, переговоры на эту тему идут непросто, но я думаю, мы сумеем договориться, ведь с нашей стороны этим занимаются настоящие профессионалы, знающие и любящие свое дело.

– Можете ли вы выделить кого-то из своих сотрудников?

– Я искренне считаю, что мне повезло работать в замечательном коллективе, в котором каждый сотрудник – на вес золота. В связи с оптимизацией нашей работы в прошлом году мы произвели некоторые изменения и в организационно-штатной структуре. В частности, мы создали управление планирования и контроля закупок. В принципе, и раньше были люди, которые выполняли эти функции, но теперь мы их выделили в отдельное подразделение. Руководит управлением Елена Сергеевна Осипова. Ее подчиненные не только планируют закупки, напоминают о необходимости произвести те или иные изменения, но и еженедельно составляют отчеты о том, какой объем материалов и какие позиции привезены, какие вовлечены и какие нет. Я бы даже сказал, что эти люди больше аналитики, чем закупщики. Та работа, которую они выполняют, поистине огромна – и важна для всего предприятия. По работе в системе SAP и по созданию системы аналитики огромный объем работы проделан Екатериной Баюшевой – руководителем направления контроля закупок. Екатерина Савичева занимается аналитикой складов и внедрением различных инструментов в системе SAP. Юлия Лукинская отвечает за систему документооборота и систему учета документов, своевременность поставок.

Естественно, огромное спасибо хочется сказать и самим закупщикам. Какой бы идеальной ни была автоматизированная система, работают с ней все равно люди. Руководитель направления закупки поковок Ирина Евгеньевна Тараканова, руководитель направления закупки инструмента Елена Валерьевна Модина, руководитель направления закупки сварочных материалов Анна Александровна Сипченко, руководитель направления закупки листовых заготовок Анатолий Владимирович Яценко, старший менеджер Андрей Сергеевич Кожевин и, конечно, начальник управления закупок услуг Валерий Николаевич Лапшин, начальник управления закупок сырья и материалов Александр Рашитович Баязитов – все эти руководители и находящиеся в их подчинении специалисты заслуживают только самых теплых слов.

Работа с ними никогда не строится в приказном порядке, потому что они сами инициативны, заинтересованы в достижении результата и обладают необходимыми компетенциями в области закупок. Большое им спасибо, ведь их опыт, знания и умения – это и есть основа нашей работы.

Подготовила Лилия Сидорова

Деловой портал «Управление производством», 05 марта 2014 | «Ижорец», февраль 2014г.
Фото: Ижорские заводы