Сверка остатков между WMS и КИС

В этой статье мы хотели бы затронуть вопрос сверки остатков между WMS и КИС. Внедрение WMS системы неизбежно влечет за собой изменения бизнес процессов компании в части обработки документов и соответственных изменений в КИС. Так как КИС и WMS оперируют своими версиями остатков, их точность крайне важна для беспроблемной работы WMS и склада. При этом недостаточно предполагать, что обе системы корректно проводят документы, и, следовательно, количества должны сходится. Необходимо регулярно сверять остатки между системами.

КЛАССИЧЕСКИЕ ПРИЧИНЫ РАСХОЖДЕНИЙ:

1. Незавершенная инвентаризация перед стартом WMS системы. Допустим вы провели инвентаризацию при запуске WMS системы и обнаружили расхождения между ожидаемым количеством в КИС и физическим посчитанным количеством на складе. Если эти расхождения существенные, то, вероятно, была сделана грубая ошибка либо в подсчете, либо при проводке последних приходов в КИС. Такие проблемы решаются быстро. Но много более мелких расхождений найти гораздо тяжелее, из-за чего, часто, на инвентаризацию требуется больше времени, чем планировалось. В результате, расхождения между физикой и КИС остаются, и WMS система намерено запускается с неверными остатками.

1. Проблемы обмена данными. Так как КИС автоматически проводит документы на основе WMS-подтверждений приходов и расходов, большая часть ручной работы в КИС заменяется программой. Любые программы, особенно новые могут содержать ошибки. Часто это ошибки не явные и редкие (на 1000 строк, 1-2 обработаются не верно). В результате, кол-во в КИС и WMS примут разные значения.

1. Непроработанные нештатные ситуации. Нештатные бизнес процессы, такие как Возвраты, Недогрузы, Претензии, пересорты, коррекции приходов после их проведения и т.п. часто оставляются «на потом» и, при запуске WMS системы, обрабатываются обеими системами по-разному. Например, дистрибутор, работая по принципу «клиент всегда прав» согласится с клиентской претензией, то есть, уменьшит отгруженное кол-во. При этом, в WMS системе и на складе товара не прибавится.

1. Работа с документами в КИС. Пользователям КИС иногда приходится прибегать к запрещенной практики коррекции приходов и расходов задним числом в КИС. Такие действия так же приводят к расхождениям.

Расхождения данных между КИС и WMS, естественно, вызывают проблемы в работе WMS системы и склада. Основная проблема – невозможность отобрать расходный заказ полностью. Так же возникают сложности с проведением инвентаризаций: если в WMS системе остатки — не верные, как корректировать КИС?

И так, ясны причины расхождений, и понятны проблемы, которые вызваны этими расхождениями. Естественный вывод – не допускать причины и тогда не будет проблем? Да, конечно следует исключить ситуации описанные выше (и аналогичные) которые вызывают расхождения. Но гарантии это не даст – необходима независимая регулярная сверка остатков.

ВАРИАНТЫ СВЕРОК, И ЧТО СЛЕДУЕТ ТРЕБОВАТЬ ОТ ВАШЕЙ WMS.

Существует два вида сверки: сверка по физическим остаткам и сверка по документам. Сверка по физическим остаткам сравнивает информацию содержащуюся в WMS-таблице остатков с информацией из КИС. Для большинства WMS это единственный возможный вид сверки так как WMS система не ведет полноценный документарный учет. К сожалению физическая сверка часто не дает ожидаемого результата так как для интенсивного склада физические остатки редко совпадают с документами из КИС. Например, WMS система может принимать и размещать приход до его подтверждения в КИС. В течении этого периода (который может длиться несколько дней), физические остатки будут превышать документарные остатки. Поэтому физическая сверка возможна только во время тихого периода, когда нет документов в работе. Для большинства складов, этот период возникает крайне редко.

Второй вариант сверки – сверка по документам. Для КИС это естественный и единственный метод, но для WMS это — не стандартное требование. От WMS системы требуется возможность ответить на вопрос «сколько товара должно быть на складе по документам», при этом, продолжая вести учет физических остатков в разрезе ячеек. То есть, WMS должна вести двойной учет: физический и документарный. Например, пока WMS принимает приход, физический остаток будет увеличиваться, а документарный увеличится только когда приход закроется и подтверждение прихода будет выгружено в ERP. На нашем опыте разработки такого функционала в IsWMS, скажу, что это крайне сложная задача, так как WMS система должна не только вести оба учета, но делать это связанно. То есть, для каждого изменения товара в ячейке, который производится через ТСД, WMS должна четко отслеживать на основе какого документа это было сделано, связывая непрерывный поток физических изменений с дискретными документарными изменениями.

Документарная сверка так же требует особого подхода от КИС. В большинстве организаций со сложными бизнес процессами, не все документы отражаются на документарный учет одинаково. Например, в нашем последнем проекте, сетевые заказы проводились в КИС до отправки в WMS. В результате, документарный остаток в КИС уменьшался до отгрузки. Другие заказы проводились после отгрузки. Но, так как WMS не различала эти документы, от КИС потребовалось учитывать оба типа расходов как проведенные при формировании сверки.

Все это звучит несколько сложно. Но на практике, отлаженная документарная сверка дает организации ОГРОМНОЕ преимущество – контроль качества над документооборотом между двумя системами и уверенность что остатки в обоих системах корректны. И что очень важно – документарную сверку можно проводить в любое время суток