Выбор CRM-системы для транспортно-экспедиционной компании

Прежде всего – термины. Под «экспедитором» мы будем понимать транспортно-экспедиционную компанию, которая предоставляет комплексные услуги в сфере грузоперевозок от принятия заказа до разгрузки в пункте назначения. CRM (от английского customer relationship management – управление взаимоотношениями с клиентами) – программа или сервис, который помогает автоматизировать работу компании, планировать задачи и налаживать удобные и эффективные взаимодействия как внутри компании, так и с контрагентами.

Сегодня CRM часто называют две отдельные группы сервисов, которые принципиально отличаются по функционалу, задачам и производимому результату: «настоящие CRM» и программы для учета работы.

- Программы для учета работы в грузоперевозках. Название говорит само за себя – эти программы используются в основном для автоматизации документооборота и регистрации фактических событий и показателей. Основное поле работы таких программ – рутинные функции: например, сверка, создание документов, построение графиков или таблиц по существующим показателем. Таким образом, такие программы помогают систематизировать учет и ведение дел.

- CRM. Функционал таких программ и сервисов значительно шире: они используются для автоматизации не отдельных функций, а процессов целиком – например, грузоперевозки от поступления заказа до разгрузки транспорта и оплаты. Они помогают выстроить взаимодействие между разными структурами компании. CRM гораздо сложнее учетных программ (и, конечно, содержат в себе все функции последних) – и дают значительные конкурентные преимущества компаниям, которые их используют.

Именно такой является Умная Логистика – программа, которая задает новый стиль работы в логистике. Зарегистрируйтесь бесплатно и оцените удобство работы сейчас.

CRM-системами пользуются все крупные российские банки, операторы связи и провайдеры: именно благодаря ним в компаниях ведется полный контроль за выполнением задач и взаимодействиями с клиентами.

Как выбрать CRM для транспортной компании?

1. Оцените объем работы

Посчитайте, сколько заявок вы создаете и как много перевозок осуществляете каждый месяц. Медленное оформление заявок и документов в ручном режиме создает трудности даже для компаний с небольшими оборотами, и ресурсов Excel или бесплатных сервисов может быть попросту недостаточно.

2. Сформулируйте, какие проблемы вы хотите решить

Соберите пожелания на всех уровнях компании: от рядовых менеджеров-логистов до бухгалтеров и руководителей, сформируйте список необходимых функций, которые бы существенно облегчили ежедневную работу.

3. Подробно рассмотрите техническую сторону использования

Посчитайте, сколько человек будут пользоваться программой, оцените функционал и возможности программы применительно к специфике работы именно вашей компании, продумайте техническую сторону использования – компьютеры, стабильный доступ в интернет и т.п.

4. Инвестируйте в развитие своего бизнеса

Оплата программы – это не расходы, а инвестиции, так как деньги вкладываются в профессиональный инструмент для работы, который помогает зарабатывать.

Что должна уметь CRM для экспедитора?

1. Умные инструменты для работы

Например, системы, которые позволяют рассчитать прибыль от перевозки или определить, как дорого обходится какая-либо операция. Это не помогает вести работу, а выводит ее на новый уровень.

2. Ведение баз данных

Контакты заказчиков и перевозчиков — основной ресурс для транспортной компании. Единый справочник всех контрагентов упрощает поиск нужного контакта и обеспечивает сохранность данных, а полная история взаимодействий позволяет в любой момент отследить все ставки, договоры и коммерческие предложения.

3. Электронный документооборот и автоматизированное создание документов

По-настоящему электронный документооборот – это когда логисту не нужно выходить из программы, чтобы совершить какую-либо операцию с документом. Например – отправить на согласование или на подпись заказчику или перевозчику. Естественно, все документы должны создаваться и храниться в электронном виде, прикрепленными к каждой заявке, чтобы можно было найти необходимый документ в случае сверки и отчетности.

4. Интеграция с государственными сервисами и с 1С

Программа не может существовать сама по себе – для успешного бизнеса сегодня требуется как можно больше взаимодействий. Интеграция с 1С – одной из самых популярных программ – существенно упрощает бухгалтерский учет, а возможность использовать функции государственных порталов – например, проверять реквизиты, финансовую отчетность организации или действительность паспорта водителя – помогает обезопасить перевозки.

5. Онлайн-доступ

Безусловно, программа должна быть «облачной» - не привязанной к конкретному компьютеру, что позволяет вести работу и контролировать перевозки в любом месте, где есть интернет – даже из дома или в отпуске. Облачное хранение информации также значительно безопаснее, так как информация хранится в зашифрованном виде и многократно дублируется – риск ее потери или кражи минимален.

6. Удобный сервис и поддержка

Вход и обучение работе в программы должны быть быстрыми и удобными – так, чтобы сотрудники могли использовать ее основные функции уже в первый день обучения. Безусловно, программа должна получать регулярные обновления, иметь возможность индивидуальной настройки и иметь ежедневную техподдержку – то, без чего немыслимо существование ни одного современного сервиса.

Выбор программного обеспечения для работы транспортной компании – серьезный и ответственный шаг, который повлияет на развитие компании на годы вперед. Необходимо подобрать программу, которая будет отвечать всем требованиям и, что самое главное, будет простой, удобной и по-настоящему приятной в работе.

13 257 компаний считают такой Умную Логистику – современный облачный сервис, который помогает сократить расходы и увеличить доходы на 20%, экономя до двух часов рабочего времени на повседневных операциях.

Зарегистрируйтесь сейчас и получите бесплатный семидневный доступ.

Справка:

Умная Логистика – компания, разрабатывающая передовое программное обеспечение для быстрой и удобной работы в транспортных компаниях. Программа позволяет вести учет всей оперативной и финансовой деятельности компании, оптимизировать работу менеджеров и экономить время на ежедневных операциях.