Проверено в деле: программа для логистов, которая зарабатывает деньги

Внедрение программы для автоматизации и учета работы в транспортно-экспедиционной компании – серьезный процесс, от которого зависит будущее компании. И ошибки в самом начале использования программы обойдутся дороже всего. Какие трудности при этом возникают и как их избежать?

http://b2b-logist.ru/forwarders/rates/?utm_source=logist.ru&utm_medium=t...

Недавно мы рассказываем о том, что такое CRM, и какие задачи должна решать программа для транспортно-экспедиционной компании – подробнее об этом можно узнать здесь.

CRM (от английского customer relationship management – управление взаимоотношениями с клиентами) – это программа или сервис, который помогает автоматизировать работу компании, планировать задачи и налаживать удобные и эффективные взаимодействия как внутри компании, так и с клиентами и партнерами.

CRM используются для автоматизации не отдельных функций, а процессов целиком – например, грузоперевозки от поступления заказа до разгрузки транспорта и оплаты. Они помогают выстроить взаимодействие между разными структурами компании, вести полный учет работы – что дает значительные конкурентные преимущества. Использование CRM-систем – это одна из составляющих, просто необходимых для компаний, которые действительно хотят развивать свой бизнес.

Все крупные банки, операторы связи и провайдеры используют в своей работе CRM-системы: именно благодаря ним в компаниях ведется полный контроль за выполнением задач и взаимодействиями с клиентами.

Логистика устроена по-настоящему сложно, и перед CRM в логистке стоит множество важных задач - упростить каждый из этапов работы над перевозкой, выстроить эффективное взаимодействие с клиентами и автоматизировать как можно большее количество повседневных задач. Связь с заказчиком и перевозчиком, расчет ставок, составление и утверждение документов, контроль перевозки, возврат ТТН – программа должна помогать логистам в каждом аспекте работы.

«Выбирая программу для работы в наших компаниях, мы сразу готовились к большому количеству трудностей, с которыми придется справиться. Но мы решили рассматривать их как закономерный переходный период, и оказалось, что делать ставку на долгосрочную перспективу – правильное решение», - считает Сергей Мартыновский, руководитель транспортной компаний, Москва.

Основные трудности при запуске CRM:

• Непонимание со стороны руководства

Любое мероприятие обречено на провал, если его инициатор не знает, чего он хочет добиться и по каким правилам должна выстраиваться работа. Поэтому если руководитель не сможет установить такие правила, сотрудникам нечему будет следовать – и работа потеряет смысл. Точно так же внедрение CRM не даст никаких результатов, если будет проходить с установкой «Ну, давайте попробуем, и вы посмотрите, понравится ли…», а не «Теперь мы работаем в CRM, потому что…».

Решение: руководство компании должно взвесить все «за» и «против» и четко прописать задачи, которые должна решать CRM. И отталкиваться от этого. Понимание того, зачем это нужно, даст и понимание того, как это внедрить и как перевести на нужные рельсы работу всех сотрудников.

Валентин Сергиенко, руководитель отдела логистики, Саратов: «В нашей компании несколько отделов, и запустить работу в программе одинаково хорошо не получилось. Некоторые коллеги не сумели сразу перестроиться на новый стиль работы, и даже саботировали внедрение программы. Дело затянулось, и решилось только серьезным вмешательством генерального директора».

• Непонимание со стороны сотрудников

Внедрение CRM – это большие перемены в работе компании, а уход от привычной и размеренной работы всегда воспринимается в штыки. Во-первых – потому что требует от менеджеров провести серьезную работу: научиться пользоваться программой, перенести в нее всю работу, да и просто привыкнуть к ежедневной работе в программе. Во-вторых – потому что приносит в жизнь сотрудников постоянный контроль: вся работа (или ее отсутствие) постоянно на виду. Это лишает сотрудников возможности бездельничать, и многим это может по-настоящему не понравиться.

Решение: серьезно и обстоятельно подготовить работников к переходу, провести обучение, подробно рассказать о всех преимуществах работы в программе и задачах, которые она должна выполнять. Отдельно стоит рассказать о бонусах и наказаниях, зависящих от правильного использования CRM.

Владимир Неверов, менеджер, Нижний Новгород: «Сразу же после того, как наш отдел перевели на работу в программе, многие стали заключать больше сделок, а некоторым пришлось уйти – ведь мы работаем по принципу «Как работал – так и заработал».

• Недостаток контроля за использованием CRM

Первое правило работы в CRM – работа должна вестись только в программе, а все действия должны проводиться регулярно и постоянно. Если контроля за этим недостаточно, и менеджер понимает, что система прощает ему его ошибки или халатность – он будет этим пользоваться. Менеджер не должен думать о том, что за ним возможно наблюдают – он должен четко это знать.

Решение: строгий и неусыпный контроль со стороны руководства. Проверки эффективности работы должны проводиться постоянно. Кроме того, сотрудники должны понимать, что правильная работа в CRM – это исполнение их служебных обязанностей, а именно от них зависит их зарплата. Язык денег понятен абсолютно всем.

Мария Аксенова, менеджер по персоналу, Тверь: «Руководство подключило меня к контролю за использованием программы, и мне пришлось буквально заставлять менеджеров заносить всю информацию в CRM. Но спустя месяц постоянной борьбы работа наладилась, все привыкли и прониклись идеей».

• Отсутствие четких правил использования CRM

Сколько людей – столько и представлений о том, как нужно работать правильно. Поэтому в компаниях с большим количеством менеджеров есть большой риск того, что каждый будет понимать работу в CRM по-своему. Единственное, к чему это приведет – хаос и невозможность с одной мерой подходить к работе каждого менеджера.

Решение: сотрудники должны иметь четкие и недвусмысленные инструкции по работе в CRM с подробным описанием каждого действия. Это поможет настроить работу, в которой все будут действовать по одному стандарту.

Константин Кудряшов, исполнительный директор, Екатеринбург: «На некоторое время нам пришлось перестроиться и бросить все силы на внедрение программы. Все прошло относительно легко, потому что получилось быстро объяснить, как нужно работать – и показать, что это выгодно не только руководству, но и каждому сотруднику».

• Отсутствие мгновенного эффекта

CRM – это не грузовик, который сразу же после приобретения можно отправить в рейс, и он начнет зарабатывать деньги. Вход всей компании в работу с программой не будет мгновенным – какое-то время уйдет на привыкание и на решение возникающих трудностей. Поэтому реальный эффект от внедрения становится заметным, как правило, через месяц работы, и максимально проявляется уже через три месяца.

Решение: не беспокоиться, удостовериться в том, что работа в программе ведется правильно, и дождаться отсроченного эффекта от внедрения программы.

Максим Кононенко, генеральный директор, Красноярск: «Сразу после внедрения CRM-системы мы в течение нескольких недель отмечали снижение количества сделок и перевозок, но уже к концу месяца мы получили небольшой рост. В целом, за первые полгода системного использования CRM оборот и прибыль увеличивались в среднем на 5-7% в месяц».

Внедрение CRM в компании

Для внедрения CRM-системы необходимо проанализировать все задачи, которые она должна выполнять и поставить четкие требования – и в соответствии с ними искать подходящую программу. CRM-система ни в коем случае не является магическим решением всех проблем. Важно понимать, что это не панацея, а удобный и надежный инструмент, помогающий наладить работу. Но желанные результаты с даже самым лучшим в мире инструментом можно достичь только если им правильно пользуются.

За комментариями к этому тексту мы обратились к некоторым пользователям «Умной Логистики» - современной CRM-системы, разработанной специально для транспортно-экспедиторских компаний.

Анжела Протасова, исполнительный директор, Санкт-Петербург: «Около пяти лет мы пользовались отдельными сервисами для разных задач: проверки заказчиков, поиска транспорта, ведения бухгалтерии. Все это занимало очень много времени, и на оформление бумаг для одной заявки менеджеры тратили по 3-4 часа. В итоге мы решили найти решение, которое бы как-то упростило все эти действия. После нескольких недель обсуждений мы решили выбрать «Умную Логистику». Во время пробного периода у нас возникали проблемы: сопротивлялись сотрудники, потратили время на занесение всей  необходимой информации. Сначала в качестве эксперимента внедрили программу в один отдел, а через два месяца – во всей компании. Конечно, в процессе возникали трудности, но переход стоил того – теперь работать стало и правда удобнее. И расходы постепенно снижаются – есть из чего повышать сотрудникам зарплаты».

Клиенты Умной Логистики получают бесплатный курс обучения всех сотрудников, что помогает быстро и без трудностей начать работу в программе. За каждой компанией закрепляется персональный специалист службы сервиса, который помогает оперативно решать вопросы в течение всего времени использования программы. Начать работать в Умной Логистике просто – нужно зарегистрироваться и получить доступ в программу на 7 дней бесплатно. В это время специалисты проведут ознакомительное обучение, помогут настроить индивидуальные параметры и выбрать оптимальный тарифный план.

Справка:

Умная Логистика – компания, разрабатывающая передовое программное обеспечение для быстрой и удобной работы в сфере логистики. Программа позволяет вести учет всей оперативной и финансовой деятельности компании, оптимизировать работу менеджеров и экономить время на ежедневных операциях. Работа в Умной Логистике помогает увеличить прибыль на 20% уже через 3 месяца работы. С ее помощью менеджеры-логисты только на оформлении заявок экономят до двух часов рабочего времени ежедневно.