Вслед за крупными торговыми сетями ERP-системы начинают внедрять и главные партнеры сетевиков - дистрибьюторы.

Вслед за крупными торговыми сетями ERP-системы начинают внедрять и главные партнеры сетевиков - дистрибьюторы. В Петербурге первой ласточкой стала компания "РОССИ" - крупный дистрибьютор расходных и упаковочных материалов (упаковочные пленки и ленты, пакеты, одноразовая посуда и т.д.) для предприятий розничной торговли, общественного питания, а также первичной и транспортной упаковки для промышленных предприятий. "РОССИ" работает на российском рынке с 1993 года и сейчас занимает около 50% рынка расходных материалов на Северо-Западе.

Внедренцем и консультантом проекта комплексной автоматизации в "РОССИ" выступила компания Columbus IT Partner. Сейчас завершен первый этап. В дистрибьюторской компании внедрены модули логистического контура системы: закупки, продажи, управление запасами. На втором этапе запланировано внедрение модуля "управление цепочками поставок". На третьем и четвертом этапах проекта в компании будет введен блок управленческого учета и настроен модуль "управление отношениями с клиентами" (CRM). Сейчас с системой работают порядка 60 человек. К концу проекта она будет поддерживать более 150 одновременно работающих пользователей. Инвестиции в проект составят около 10 млн рублей.

Подводить итоги, конечно, еще рано. Система только запущена, оценить результаты ее работы можно будет только через какое-то время. Однако уже сейчас можно сделать вывод, что проект этот во многом показательный, по крайней мере - его подготовительный этап. Все, как по хорошей инструкции: в компании определились со стратегией развития, внедрили новую организационную структуру, сформировали группу выбора, провели закрытый тендер, определились с поставщиком, разделили с ним ответственность за внедрение и не ждут немедленных результатов. Обо всех этапах подготовки и внедрения проекта мы побеседовали с генеральным директором "РОССИ" Евгением Ильинским и директором по информационным системам компании Марией Даньшиной.

Евгений Ильинский
- Расскажите предысторию. С чего все начиналось? Когда стартовал проект?

Е.И.: В 2002 году была разработана стратегия компании "РОССИ" на 2003-2005 годы. Это стратегия роста, в которой были определены наши цели на данный период, основные географические и клиентские рынки. Тогда же были найдены ключевые факторы успеха для реализации стратегии. Одним из этих факторов стало внедрение комплексной информационной системы уровня ERP. И вот с 2002 года мы приступили к поиску системы и ее поставщика.

- До внедрения ERP, как это часто бывает, автоматизация в компании была, что называется, "лоскутная"?

М.Д.: Да. Причем со значительной долей собственных разработок. Это были разрозненные приложения, очень сложно связанные между собой. Сейчас с внедрением ERP "лоскутные" участки автоматизации постепенно уничтожаются.

- Каковы были мотивы внедрения ERP? Это достаточно дорогое мероприятие. Не думаю, что у дистрибьюторской компании есть много свободных средств для инвестиций просто в "перспективные проекты". Видимо, наличие ERP стало насущной необходимостью?

Е.И.: Для нас это действительно важно. На определенном этапе стало понятно, что старая, слабо интегрированная корпоративная система сдерживает развитие компании.

"РОССИ" - компания-дистрибьютор. В наш ассортимент входит около 2 тысяч товарных позиций и их число все время увеличивается. При этом у нас более 4 тысяч постоянных клиентов по всей России. Качество работы дистрибьютора заключается в своевременном обеспечении клиентов по их запросу - что называется, с полки. Стоит также учесть, что мы применяем распространенную в США и Европе идею one-stop-shopping ("все покупки в одном месте"). Кроме того, принцип работы компании в том, что она берет на себя все проблемы, связанные с подбором, доставкой, отслеживанием остатков расходных материалов, необходимых для работы. Таким образом, для "РОССИ" эффективное управление товарными запасами - важнейшая задача. Система позволит выполнять заказы в точные сроки, уменьшить страховой запас товаров и увеличить их оборачиваемость на складах.

- И именно поэтому в первую очередь было решено внедрить логистический модуль системы...

Е.И.: Да, он как раз и включает в себя возможность управления запасами и управления складом. В принципе, это актуально для любой дистрибьюторской компании. Но для нас особенно. Дело в том, что дистрибьютор расходных материалов стоит в этой сфере несколько особняком. Мы продаем товары не для перепродажи, а для обеспечения бизнеса клиентов. Одно дело, скажем, пополнять торговые сети определенным ассортиментом - важная функция, но для клиента не сверхкритичная. Другое дело - обеспечивать клиентов расходными материалами для ежедневного использования. Будь то компании розничной торговли, общественного питания или промышленные предприятия - для всех них продукция, которую мы распространяем, является насущной ежедневной необходимостью. Потому, повторюсь, основная наша задача в том, чтобы всегда был необходимый товарный запас в любом месте: в Москве, Петербурге, Новгороде. Система позволяет при формировании заказов определить сроки доставки продукции - от самого начала, когда поставщик отгрузил продукцию для нас, до момента, когда клиент эту продукцию получил. Важно еще то, что мы много работаем с зарубежными поставщиками (более чем в 30 странах) и в этом случае доставка товаров по некоторым позициям составляет до трех месяцев. Это достаточно большой срок. Уже сейчас, в апреле, мы должны знать, какие продукты мы будем продавать в августе. ERP решает и эту задачу.

- Компания активно работает за пределами региона. ERP будет поддерживать и региональную экспансию?

Е.И.: Это одна из причин, которая побудила нас внедрить систему. "РОССИ" обслуживает клиентов напрямую (через собственные дистрибьюционные центры) в Санкт-Петербурге, Москве и Новгороде, а через региональных партнеров - более чем в 100 городах России. Более того, сейчас основной источник роста нашей компании - центральный регион. Система позволяет нам связать головной петербургский офис с региональными офисами, оперативнее управлять ими и обмениваться информацией. Иметь три территориально распределенных склада и при этом не иметь комплексной системы автоматизации было бы с нашей стороны более чем странным.

- Давайте вернемся на год назад. Как происходил выбор системы и партнера-внедренца?

М.Д.: Выбор партнера и информационной системы проходил в рамках специально организованного комитета по информационным технологиям. Это такая своеобразная группа выбора, в которую вошло большинство топ-менеджеров компании и ряд сотрудников других функциональных подразделений. Комитет и разработал критерии выбора - необходимые требования к информационной системе. На самом деле это оказалось не так и сложно, поскольку у нас был ориентир - принятая до этого стратегия компании. Она ставила конкретные задачи, которые нужно решить. Сначала была выбрана информационная система, которая бы обеспечивала функциональность и поддерживала логику нашей работы. Затем в рамках закрытого тендера мы выбрали и партнера. На это ушло примерно полгода. В середине 2003 года был подписан договор c выбранной компанией Columbus IT Partner и в середине июля мы приступили к процессу внедрения.

- Какова была роль генерального директора в процессе выбора?

Е.И.: Комитет по информационным технологиям подготовил предложения по критериям, предоставил их мне, и я согласился. Дальше я уже подключился на стадии переговоров с потенциальными партнерами. Переговорная группа состояла из двух человек: меня и Марии. В целом же координатором проекта внедрения была Мария в качестве директора по информационным системам компании. Но я от начала до конца контролировал процесс.

- Если по порядку, каковы были критерии выбора сначала системы, а потом и партнера?

М.Д.: Сначала мы пытались найти специализированную систему для компаний-дистрибьюторов, но такой в России не нашлось. Тогда мы провели основательный анализ рынка комплексных систем управления, представленных на российском рынке, и остановились на Microsoft Axapta. Основными критериями выбора системы стали ее гибкость, функциональность блоков логистики и финансов, а также возможность поддержки распределенной структуры предприятия с большим количеством рабочих мест. Кроме того, важным для нас был факт покупки Microsoft компании Navision (разработчик Axapta). Это упростило для нас выбор - стало ясно, что этот продукт будет в будущем активно развиваться и поддерживаться.

Среди обязательных критериев выбора решения мы выделили количество успешных проектов и опыт внедрения в дистрибьюционных компаниях... Важным для нас было умение партнера заканчивать проект в срок. И большое значение имела та команда, которая была предоставлена для проекта. Кроме того, мы ориентировались на долгосрочное сотрудничество с компанией-партнером, так как рассчитывали проект на достаточно долгий срок. Наконец, нас интересовала возможность посетить компании, которые уже установили системы от выбранного нами поставщика...

- Последнее, наверное, наиболее важно...

М.Д.: Сейчас, по истечении времени, становится понятно, что это был ключевой момент. Мы посетили четырех клиентов Columbus IT Partner. Перед нами стояло две задачи. Во-первых, выяснить, насколько они довольны работой системы, узнать, какие были проблемы при ее внедрении. И во-вторых, нас интересовала работа конкретного вендора. Мы старались общаться либо с руководителями проекта, либо с генеральными директорами. Чаще с последними. Удивительно, но они рассказали больше, чем мы ожидали. На все вопросы мы находили вполне исчерпывающие ответы. Общая особенность - для большинства реализованный проект - это значительная часть жизни компании.

- Вы изучали опыт других дистрибьюторских компаний? Были ли уже в России подобные проекты в этой сфере?

Е.И.: Каких-то полных аналогов мы в России не видели. На Западе дистрибьюторы нашего профиля давно работают с подобными системами. В России же "РОССИ" - похоже, первая компания, которая применила функциональность Axapta в полном диапазоне, включая возможность сводного планирования.

- О сводном планировании хотелось бы поговорить отдельно. Часто именно с ним возникают проблемы при реализации крупных ERP-проектов. У вас сводное планирование уже работает?

Е.И.: Модуль сводного планирования уже начинает выполнять свои функции. Сейчас он постепенно доводится до кондиции. Понятно, что пока было бы неразумно довериться системе полностью и размещать закупки на весь ассортимент только по рекомендации сводного планирования. Система уже планирует закупки товаров. Но рекомендованный план проверяется, и только после этого принимается решение. Так будет продолжаться еще какое-то время. Постепенно контроль будет снижаться. Наша цель - использовать сводное планирование почти на 100%. То есть делать подавляющую часть закупок исходя из тех данных, которые предлагает нам информационная система.

Вообще же, сводное планирование - это самый сложный блок системы. Хотя бы потому, что он вбирает в себя все остальные ее функции. Оптимизация и настройка этого модуля будут вестись бесконечно, бизнес меняется и система должна отражать эти изменения.

Очень важно, что мы внедрили сводное планирование и с функциональной, и с идеологической точки зрения в полном объеме. Есть много примеров, когда на базе модуля сводного планирования выбирается небольшой кусочек и сильно дорабатывается под какую-то конкретную специфику, для того чтобы отразить сложившиеся в компании технологии планирования. И очень мало случаев, когда компании решались бы перестроить свою собственную технологию планирования под систему - под идеологию, которая заложена в ERP. У нас же были перестроены практически все процессы планирования для того, чтобы соответствовать системе.

- Что значит на практике перестроить планирование под систему?

М.Д.: Раньше мы планировали макси-группами. Например, в нашем ассортименте есть пластиковые стаканы от ряда поставщиков, которые все же отличаются по своим свойствам. И сбытовой отдел сообщал, какое количество стаканов в общем мы должны продать за такой-то период. И эти данные обрабатывались вручную. Новая технология предполагает, что мы будем планировать уже по номенклатуре: какой стакан с какого склада мы должны продать.

Очевидно, будет небольшая группа товаров, дорогостоящих и с нестабильным спросом, решение о поставках которых потребует личного участия менеджера. При этом значительная группа товаров, не требуя персонального внимания к себе, будет заказываться автоматически.

Е.И.: Важно учесть, что сводное планирование прекрасно работает в условиях растущего рынка. Мы растущая компания и даже планируем расти быстрее рынка. В прошлом году мы, например, прибавили 26%. Исходя из такого роста, мы не можем ориентироваться на статистику предыдущего периода и должны больше опираться на прогнозы и планы продаж. Конечно, эти планы не являются стопроцентной гарантией. Но без сводного планирования решать стратегические задачи уже практически невозможно. Система позволяет "вытащить" тренд, опираясь на который, мы можем строить свое дальнейшее развитие.

© Журнал "Эксперт" www.expert.ru