Требования, предъявляемые к современным системам управления запасами

Требования, предъявляемые к современным системам управления запасами[1].

Добронравин Евгений Руфинович, к.э.н., преподаватель Логистики каф. "Управления и предпринимательства" Ярославского государственного университета, директор фирмы "SIMPLE-soft"

Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:

1.Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать бухгалтерскую информацию для целей управления. В любой учетной системе содержатся данные обо всех отгрузках и получении товаров. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.

2.Прогнозирование. Управленческие решения должны быть предложены на основании прогнозирования спроса. Так как мнения специалистов отдела маркетинга или менеджеров управления запасами недостаточно, количественная расчетная методика должна быть использована в системе управления запасами, например, методика экспоненциального сглаживания. Мнение, тем не менее, может играть роль в модификации прогнозов при нестандартных обстоятельствах.

3.Правила принятия решений. Система должна включать блок определения решений о времени и количествах заказываемых товаров. Многие системы составляют заказы автоматически на основании принятых решений (используя P или Q политику).

4.Сообщения об отклонениях. Сообщения могут касаться ситуаций, когда прогноз не отразил реальный спрос по пунктам, когда сформированы слишком большие заказы по пунктам, дефициты имеют слишком большие значения, и т.д.

5.Сообщения о показателях эффективности. Этот блок должен обеспечивать высшее руководство обобщающей информацией об эффективности управления товарными запасами. Слишком много значения придают на практике коэффициенту оборачиваемости как на единственный показатель, что приводит к неправильным управленческим решениям. 

6.Блок планирования ассортимента и других факторов системы. В систему управления запасами предлагается включить также и этот блок. С помощью него система способна отвечать не только, сколько и в какие моменты заказывать, но и отбирать ассортиментные позиции, исходя из их специфики (цен, вариации спроса, времени поставки и т.д.). 

Характеристика российских программ.

Подавляющее большинство российских программ производят сводку и группировку в определенных разрезах, давая информацию об объемах продаж, оборачиваемости, количеству запасов в днях обеспечения, выстраивают диаграммы. Они помогают принимать решения по управлению запасами, а также помогают подводить итоги работы по управлению запасами. Тем не менее, как и обычная учетная программа, они выполняют лишь обеспечивающие функции, потому как на самом деле относятся к классу информационно-аналитических систем. 

В этих программах не производится прогнозирования спроса, нормирования и оперативного управления путем выдачи готовых заказов. Иногда используется т.н. примитивное прогнозирование, то есть при определении размера заказа допускается что спрос будет равен реализации прошлого периода.

Эти программы характерны использованием простейшего математико-статистического аппарата: сложения, вычитания, умножения, сводки, группировки и т.п.

Учет факторов. Обычно в программах учитывается фактор среднего спроса, иногда время поставки, остальное должен учитывать пользователь сам. Фактор вариации, наценки по позициям, стоимости поставки, стоимость капитала фирмы не учитываются в системе, поэтому программы не содержат оптимального нормирования. 

Содержание управления запасами в литературе раскрывается как ответ на вопросы что, в какой момент в каком количестве заказывать. Т.е. система управления запасами должна сама оптимально находить точку заказа и выдавать оптимальные количества для заказа по всему ассортименту, следовательно, должна обеспечивать полную автоматизацию работы. Ответы на эти вопросы подавляющее большинство отечественных «систем управления» не дают. Полностью автоматизировать управление запасами с их помощью невозможно и основные решения остаются проблемой пользователя.

Что касается методики, то надо сказать, что недалеко ушли мы от инструкций советского периода, где страховой запас рекомендовался в размере 50% от текущего запаса (по другим источникам 33%). Очевидно, что факторы работы отдельного предприятия здесь не учтены.

В некоторых программах есть номинально поля минимальный запас, максимальный запас, но они определяются из заданного пользователем количества дней обеспечения, т.е. они не находятся оптимально самой программой, а назначаются извне пользователем. Оперативное управление обеспечивается следующим образом: заказ производится либо когда потребность - объем вагона, либо через задаваемый пользователем интервал времени, доводя запасы до максимального значения или в размере задаваемого пользователем значения.

При этом у пользователя возникают вопросы: нужно ли заказывать, если по многим позициям будет дефицит, а по другим излишки и сумма дней обеспечения будет все еще высокой? А стоит ли заказывать если только по одной или нескольким позициям дефицит, а если стоит, то нужно ли набирать целый вагон только этими позициями? Должен ли максимальный запас по всем позициям одинаков в днях обеспечения, если вариация, наценка, время поставки и ее стоимость по ним разная? Какие должны быть страховые запасы и уровни обслуживания по позициям? Ни обеспечивающая система, ни ответственный человек не могут дать однозначного ответа на эти вопросы, а система управления дает!!!

В управлении обязательно должна быть цель. Такой целью является минимизация запасов, издержек заказа и дефицита. Цель в существующих программах остается вне системы - в сознании начальника отдела поставок.

В заключении хочется заметить, что попытка контролировать запасы рассмотренных разработчиков программ вызывает уважение. Но, к сожалению, часто они выдают желаемое за действительное, называя свои обеспечивающие продукты программами управления запасами, развиваясь по экстенсивному пути в направлении комплексности и охвата самых разнообразных сторон деятельности предприятий.

Характеристика систем МРП.

Отечественные программы эволюционируют от учетных систем, в то время как еще в 70-е годы в США изначально создаются программы, развивающие методы и модели управления запасами. Вот что пишут по этому поводу: BAAN: взгляд на вопросы развития интегрированных систем управления (ИСУ) предприятиями

«Обратите внимание. Российский образец эволюции - продукты компании "1С" (в порядке выхода на рынок): Бухгалтерия, Зарплата, Кадры, Склад, Торговля, Предприятие и т.д. Подобным же образом, т.е. от бухгалтерии, развивались и другие отечественные программные продукты ("Галактика", БЭСТ, "Парус", "Инфин", "ИнфоБухгалтер" и др.). Зарубежные же ИИС исходно строились на основе "ресурсосберегающих" концепций (перевод дословный): IC (Inventory Control - Управление Запасами), MRP (Material Requirement Planning - Планирование Материальных Потребностей), MRP II (Manufacturing Resource Planning - Планирование Производственных Ресурсов), ERP (Enterprise Resource Planning - Планирование Ресурсов Предприятия)». Оно и понятно ведь самым важным элементом автоматизации торговых предприятий являются товарные запасы, которые являются основными денежными вложениями торговых фирм, основным источником прибыли и основной проблемой контроля. 

Вот перечень наиболее раскручиваемых программ, позиционирующих себя как системы ERP: MFG/PRO, BAAN, Scala, SAP R/3. Честно говоря, в рекламе этих продуктов представляется очень мало информации о содержании основного блока – блока МРП (планирование потребности в материалах). Исключение составляет разве что система MFG/PRO. Информация о MFG/PRO: содержание МРП систем см.

Производственное и функциональное управление: от MRP к ERP и CSRP.

Чтобы дать представление о методах МРП, чем они отличаются от классических методов и широко известного метода точно-в-срок я сделаю некоторое отступление (позднее я планирую подготовить статью по материалам американской литературы): 

Перечисленные методы не противоречат, а дополняют друг друга. Все три системы строятся на закономерности, которая в чистом виде выражена в классической системе: используется принцип балансирования издержек заказа и хранения.

Справедливости ради надо сказать, что система класса МРП может быть более эффективной, чем классическая система, но при условии, что потребности заранее известны и учитываются на много периодов вперед и они не изменятся, причем они значительно различаются по периодам. То есть в ней дополнительно учитывается фактор заранее известного спроса, что важно для промышленного предприятия, но мало применимо в торговой фирме.

Система точно- в- срок подходит для повторяющегося процесса, где партии поставки равны партиям отгрузки. Здесь минимизация запасов обеспечивается тем, что параметр стоимость 1 заказа становится управляемым, минимизируемым фактором, из-за чего становится выгодным осуществлять подвозку товара по 7 раз в день. Тем не менее спрос покупателей на рынке как правило отличается от точно-в-срок, что также ограничивает применимость этого метода, особенно в торговых фирмах в условиях российской действительности.

Стоимость программ, именующих себя EPR, довольно высока.

«Исследовательская компания Meta Group изучала вопрос о стоимости владения ERP (TCO — Total Cost of Ownership), включая аппаратное и программное обеспечение, услуги и затраты на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию системы и двухлетний период внедрения, в течение которого происходит сопровождение системы специалистами, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди 63 компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина TCO составила $1,5 млн., с разбросом от $400 тыс. до $3 млн. Средняя отдача от ERP по тем же исследованиям составила $1,6 млн. в год. Так что ERP — довольно дорогая, но и довольно эффективная система. Срок внедрения систем ERP 1 год, срок окупаемости – 1 год».
Если фирма все-таки задалась целью оптимизации своих товарных запасов, то альтернативой в этом деле могут служить системы SIC (статистического контроля запасов), например SIMPLE-system.
Системы SIC построены на классической модели управления запасами, то есть основываясь на прогнозе т.н. независимого спроса система данного типа должна обязательно осуществлять нормирование запасов, содержать указанные выше блоки, выполняя все функции управления, учитывать все необходимые факторы, содержать цель, оптимально, автоматизировано и оперативно определять ассортимент, момент и размер заказа.

[1] Управление – функция организмов, систем, обеспечивающая сохранение структуры, реализацию программы, цели деятельности. Система – совокупность взаимосвязанных элементов. Характерная черта: целостность- несводимость к сумме элементов.(Философский словарь, Политиздат, 1967).