Быстрые результаты в сокращении складских издержек

Поскольку склад, как правило, сам по себе денег не зарабатывает, но тратит их в весьма ощутимых объемах, одна из основных задач в управлении складом — сокращение складских издержек. В свою очередь основную часть эксплуатационных расходов составляет фонд оплаты труда персонала. С учетом того, что расходы на оплату труда лучше всего поддаются управлению — с ними мы и будем работать. Применив грамотный подход тут можно добиться быстрых результатов по сокращению складских издержек.

В спорте и в бизнесе действует один важны принцип: чтобы что-то контролировать и улучшать нужно прежде всего это измерять. Начинаем мы с того, что измеряем объем труда в человекочасах, затраченный на выполнение ежедневных операций в работе склада: приемка товара, отгрузка заказов, пополнение, инвентаризация и прочее. Сделать это можно автоматически, если вы используете автоматизированную систему управления складом (WMS) или, если у вас таковой еще нет — вручную, старыми надежными методами: хронометраж и фотография рабочего дня.

Как только вы наладили замер суммарных трудозатрат по каждому виду операции, считайте удельные трудозатраты в пересчете на количественные показатели работы (заказы, строки заказа, штуки, паллеты, кубометры и т.д. — в зависимости от конкретной операции) — на ежедневной основе. Опять же, если у вас еще нет системы управления складом, используйте табличку наподобие этой:

По строкам — недели, по столбцам — дни недели и по каждому дню 3 показателя: количество человекочасов по виду операции, объем работ по операции и удельный показатель. Такую таблицу нужно завести для каждой технологической операции на складе. При помощи нее вы сможете замерить удельные показатели эффективности работы склада, исключить статистические выбросы при их наличии, получите инструмент ежедневного контроля эффективности работы и сбора статистических данных для последующих расчетов.

После того, как вы собрали и посчитали статистические данные по производительности складских работников, следующим шагом будет установка нормативов выработки для складских работников. Для этого вы используете отраслевые стандарты статистические данные, собранные системой управления складом или вручную и личные наблюдения за работой складских работников — для получения наиболее корректных показателей рекомендую обращать внимание на все имеющиеся данные. При планировнии нормативов не забывайте про изменения темпов работы, вследствие неравномерной работы склада, усталость работников к концу дня, разный уровень навыков новичков и более опытных работников, межоперационные перерывы и время на личные надобности — работник склада, это конечно не офисный работник, но даже его нельзя заставить работать более 85% рабочего времени. Очень важно при установке нормативов выработки полагаться именно на ваш опыт и наблюдения, а не только на общеотраслевые стандарты.

Следующий шаг после установки нормативов выработки — постоянно замерять фактически показатели выработки, по крайней мере по основным операциям (на которые уходит больше всего рабочего времени). Для замеров используйте те же инструменты, что вы применяли для сбора статистических данных. Сбор данных за период от недели до трех недель позволит определить, кто из работников соответствует вашим стандартам и требованиям, а кто — нет; а также — корректно ли были установлены эти стандарты и требования. Первым действиям по отношению к сотрудникам, не дотягивающим до нужной производительности труда будет убедиться, что эти сотрудники физически способны выполнять эту работу эффективно и что они были должным образом обучены. Убедившись в этом вы можете воздействовать на них в рамках политики вашей компании: делать замечания, выговоры, штрафовать, увольнять и так далее.

Так что же с быстрыми результатами? Внедрив замер и контроль норм выработки работников склада вы можете добиться быстрых результатов в снижении издержек, устранив или сократив переработки. Они, как правило возникают из-за низкой производительности труда работников склада и, если вы еще не занимались вопросами ее повышения, возможности сокращения переработок у вас наверняка есть. Для быстрого достижения результата необходимы жесткие и решительные меры: вы объявляете, что доплаты за переработки больше не будет, если не будет на то вашего личного указания в соответствии с производственной необходимостью (пик спроса в предновогодний период, к примеру).

Обычно в течении пары недель работники находят способ выполнять те же действия, что и раньше, но за ощутимо меньший промежуток времени. Минус такого метода в том, что в течении этих двух недели возможны небольшие сокращения уровня сервиса (% выполнения заказов). Для достижения успеха тут главное твердо стоять на своем и не допускать исключений из новых правил. Это будет непросто, но выполнимо — привычки людей поменять тяжело, но — возможно.