Как рассчитать затраты на хранение товара

Складские технологии

Одной из наиболее весомых составляющих общих операционных затрат компании являются затраты на хранение товара. В некоторых фирмах идут по наиболее простому пути: минимизируют расходы непосредственно на содержание склада. При этом многие не догадываются, что такой способ не всегда положительно сказывается на решении задачи сокращения издержек на хранение товара. Для того чтобы понять, каким образом можно уменьшить и в дальнейшем контролировать расходы этого вида, необходимо научиться их определять. Предлагаю один из возможных способов расчета затрат на хранение проданного товара.

Алгоритм расчёта

Сразу хочется обратить внимание на то, что посчитать стоимость хранения непроданного товара нельзя: неизвестно, сколько еще времени этот товар будет лежать на складе. Величину этих затрат можно только спрогнозировать, тогда как расходы на хранение проданного товара можно определить с достаточно высокой точностью. Итак, рассмотрим алгоритм расчета затрат на хранение товара. При желании для автоматизации процесса вычисления его можно «вшить» в систему учета компании (корпоративную информационную систему).

Шаг 1. Используем общую формулу затрат на хранение

На самом деле рассчитать стоимость затрат на хранение товара, используя следующую формулу, довольно просто:

З хран. товара = СТ хран. уд. х Т обор. запасов х V прод. товара

где З хран. - затраты на хранение данного товара;

СТ хран. уд. - удельная стоимость хранения, то есть объем затрат на одну единицу складской мощности в единицу времени (обычно, в день). Измеряется в рублях на единицу складской мощности в день. Единица складской мощности - это единица измерения вместимости склада: м2 (общая площадь), м3 (например, склад вмещает товар объемом 5000 м3, то есть имеет мощность 5000 м3 товара), паллето-места;

V прод. товара - количество проданного товара в единицах складской мощности.

Данная формула позволяет посчитать затраты на хранение:

• в целом по реализованному товару;
• по каждому наименованию/артикулу/виду товара;
• по товарным группам (в любом разрезе);
• по каждой партии каждого артикула/вида товара (если необходима высокая точность вычисления).

Шаг 2. Рассчитываем объем проданного товара

Объем проданного товара рассчитывается в единицах измерения складской мощности по формуле:

Объем проданного товара за месяц = объем единицы хранения x количество проданных единиц хранения за месяц.

Информация о количестве проданных (отпущенных со склада) единиц хранения за месяц берется из учетной системы. Пример определения объема хранения в кубических метрах представлен в таблице 1. Если мощность склада измеряется, например, в паллето-местах, то соответственно необходимо пересчитать объем продаж в этих единицах. Объем единицы хранения рассчитывается делением объема паллеты на количество единиц хранения на ней:

Объем единицы хранения = объем паллеты / количество единиц хранения на паллете.

Единица хранения зависит от особенностей учета компании и может быть единицей товара или упаковкой (например, коробкой).

ТАБЛИЦА I. РАСЧЕТ ОБЪЕМА ХРАНЕНИЯ

ТАБЛИЦА 2. ДАННЫЕ ЗА МЕСЯЦ ПО ЗАПАСАМ НА НАЧАЛО ДНЯ

ТАБЛИЦА 3. ДАННЫЕ ЗАПАСА В ЕДИНИЦАХ ИЗМЕРЕНИЯ СКЛАДСКОЙ МОЩНОСТИ

Шаг 3. Определяем период оборота запасов

Период оборота запасов – это промежуток времени с момента фактического прибытия партии товара на склад до момента отгрузки клиенту последней единицы хранения из этой партии. Обычно он измеряется в днях. При возможности привязки в системе учета (корпоративной информационной системе) отпуска товара к партии прихода, ведении партионного учета или учета по карточкам (можно, электронным) задача упрощается. В противном случае задача становится чуть более сложной, но тоже решается довольно просто.

Шаг 4. Вычисляем удельную стоимость хранения

Определить этот показатель указанной в шаге 1 формулы наиболее трудно. Удельная стоимость хранения может и даже наверняка является величиной динамической: объем содержащегося на складе товара изо дня в день изменяется. А нас интересуют реальные затраты на хранение той или иной продукции. Для расчета используем формулу:

СТ хран. уд. = З ежедн. √ (корень) V хр. факт

где Зежедн. – среднее значение ежедневных затрат. Хотя, если необходима такая точность, можно включить и фактические ежедневные затраты;

V хр. факт – фактический объем товара, находящегося на складе, в единицах измерения мощности склада. Зачастую бывает достаточно среднего значения дневного запаса на начало дня. Хотя если рассчитываются фактические ежедневные затраты с использованием периода оборота (динамического) по каждой партии, необходимо использовать величину фактического ежедневного объема товара, лежащего на складе, в единицах измерения складской мощности.

Шаг 5. Устанавливаем среднее значение дневного запаса

Среднее значение дневного запаса в данном случае необходимо рассчитывать как суммарный запас по всем артикулам/видам товара, находящимся в данный день на складе. Пример набора данных за месяц по запасам на начало дня в единицах хранения приведен в таблице 2.

Таким образом, чтобы получить объем хранения на начало дня в единицах измерения складской мощности необходимо запас по каждому виду продукции в единицах хранения умножить на объем единицы хранения. То есть значение по конкретному товару в таблице 2 умножаем на соответствующее значение поля «Объем единицы хранения» в таблице 1 и получаем таблицу 3 с данными запаса в единицах измерения складской мощности на начало дня. В нашем случае среднее значение дневного запаса (с учетом выходных) равен 727,94 м3.

Шаг 6. Определяем среднее значение ежедневных затрат

При расчете этого показателя необходимо учитывать, что расходы на склад включают в себя затраты на: аренду, заработную плату сотрудников склада (например, оклады), охранные услуги, связь, канцтовары, коммунальные платежи и т. д. Разделив сумму затрат на склад в месяц на количество календарных дней в месяце (ведь компания тратит средства и в дни, когда склад не работает: оплачивается аренда, охранные услуги и т. д.) и далее разделив на полученный запас в единицах измерения складской мощности, мы получаем удельную стоимость затрат.

Допустим, компания тратит на содержание склада 1 680 000 руб. Затраты рассчитываются на октябрь, в котором 31 календарный день. Среднее значение затрат за день на единицу измерения складской мощности составляют:

Затраты в месяц / количество дней / среднее значение дневного запаса = 1 680 000/31/727,94 = 74,45 руб/дн/м3.

Таким образом, среднее значение затрат на хранение 1 м3 товара равно 74,45 руб. в день.

Шаг 7. Считаем затраты

Используя данные по периоду оборота запасов по каждому артикулу/виду товара и среднее значение затрат на хранение 1 м3 товара в день, получаем величину затрат на хранение продукции (см. таблицу 4).

Видно, что сумма затрат на хранение проданного товара получилась больше, чем ежемесячные затраты на содержание склада. Происходит это по нескольким причинам: по некоторым позициям период оборота запасов превышает месяц; различаются объемы партий поставки; существует входящий запас, на содержание которого расходы были уже отнесены на прошлый месяц. Это имеет большое значение для позиций с большим периодом оборота.

Если все позиции «крутятся» быстрее, чем раз в месяц, то и затраты будут приближаться к месячным, но в силу перетекающего остатка и динамического запаса всегда будет существовать некая погрешность. Ее можно уменьшить, посчитав затраты на хранение раздельно по каждой партии каждого товара, но это требует разработки соответствующего программного обеспечения.

ТАБЛИЦА 4. ИНФОРМАЦИЯ О ЗАТРАТАХ НА ХРАНЕНИЕ ПРОДУКЦИИ