Сверка движений ТМЦ между ERP и WMS

Одной из основных целей автоматизации склада является обеспечение достоверной и своевременной информации о фактических товарных остатках.

На сегодняшний день разработаны различные механизмы, призванные обеспечить такую ситуацию, когда фактическое количество товара на складе равно учетному количеству товара в системе ERP. Практически все эти механизмы связаны с интеграцией между собой двух систем – ERP и WMS – для постоянного обмена информацией с целью синхронизации данных по товарным остаткам.

Во время проведения сверок и инвентаризации склад зачастую сталкивается с расхождениями. Причины многих из них связаны с разницей в документах. Речь идет о разницах между документами по приемке и по отгрузке товаров. Ведь для объективного проведения инвентаризации недостаточно организовать сверку текущих остатков и провести в системе разницу в виде оприходования излишков и списания недостачи. Нужно разобраться в причинах расхождений. Очень часто склады забывают о возможных расхождениях между документами и соглашаются с недостачей, не разобравшись с ней.

Самой процедуре инвентаризации я планирую посвятить отдельную развернутую статью, а в этой хотел бы рассмотреть один из видов сверки: сверку по документам.

Итак, представим, что мы имеем итоги сверки или инвентаризации, которые показали расхождения между учетными и фактическим остатками товара, то есть разницу между ERP и WMS. Что в таком случае делает склад? 

Первым делом – спешно ищет товар, причем не только в зоне хранения, но и во всех остальных зонах, где этот товар теоретически может быть найден (более подробную статью о поиске потерянного товара можно прочитать здесь).

Следующим шагом является проверка всех паллет из последних приемок. На этом шаге склад сверяет количество товара в документе приемки из системы WMS с фактическим количеством на паллетах.
На некоторых складах руководство может пойти дальше и запросить у последних грузополучателей, которым отгружался искомый товар, информацию о возможном наличии излишков в последних отгрузках (такое бывает при т.н. «несистемных» отгрузках товара).

Часто случается так, что поиск пропавшего товара ограничивается указанными действиями. Это может быть связано как с отсутствием у склада возможности произвести полноценную сверку с ERP-системой, так и с простым нежеланием проводить такую сверку. Где-то может банально не иметься соответствующих подразделений либо специалистов, имеющих доступ в ERP и способных провести качественную сверку по документам.

На практике мне часто приходилось сталкиваться с тем, что причиной расхождений в товарных остатках между системами была именно разница в документах.
Такая разница может выражаться двояко:

1. содержание приходно-расходных документов: список товаров, количество товаров;
2. наличие приходно-расходных документов в системе (ERP или WMS).

Для сверки содержания приходно-расходных документов в системах зачастую достаточно иметь полноценный механизм отчетов. Причем, эти отчеты должны присутствовать как в ERP, так и в WMS-системе.

Итак, сверяемся по отчетам. Для проведения такой сверки необходимо определить контрольную временную точку, то есть, тот самый момент, когда расхождений в товарных остатках между системами не было. Если по каким-то причинам этот момент определить невозможно, за контрольную точку можно взять дату последней сверки или подведения итогов инвентаризации, когда фактические и учетные остатки в ERP и в WMS были синхронизированы.
Формируем отчет по видам движений. Для начала сверяем приходы. Формируем отчет о приходах товара в ERP с точностью до дат и документов приемки. Аналогичный отчет формируем в системе WMS. В том случае, если сверке подлежат партии (серии) и сроки годности товаров, эти данные также нужно получить в отчете и сверить.

После формирования отчетов следует планомерно сверять количество принятого товара в системах по каждой дате и по каждому документу. Если причиной расхождений стала разница в документах приемки, то именно информация о номерах и датах документов покажет, когда и в какой приемке допущена ошибка.

В результате сверки можно получить следующие данные:

• количество товара в документах ERP и WMS разное;
• есть разница в списке товаров, т.е. в ERP товар оприходован, в WMS он не принимался либо наоборот.

Следует помнить и о возвратах товара от клиентов. Их также следует сверить, причем отдельно от приходов.

Если расхождения появились из-за разницы в содержании приходно-расходных документов, то во избежание ошибок в будущем следует определить причину этой разницы. В качестве причин могут выступать:

• ошибка в обмене данными между системами;
• ошибка в настройках товарной номенклатуры (к примеру, неверные единицы измерения, вложение в коробах, вес);
• человеческий фактор (к примеру, поставщик недопоставил товар, но менеджер по закупкам провел приемку целиком, оприходовав то, что фактически не было принято).

Также причиной расхождений может стать наличие в системах документов как таковых. К примеру, в системе ERP есть приходный документ, которого нет в WMS. В таком случае следует выяснить, на каком основании в ERP был оприходован товар. Возможно, придется проверять запись файлов обмена между ERP и WMS для того, чтобы удостовериться в том, был ли документ проведен в ERP на основании данных из системы WMS либо его проведение было инициировано и осуществлено полностью на стороне ERP.

Аналогичная ситуация может иметь место и на стороне WMS. Склад по каким-то причинам мог создать в WMS документ приемки или отгрузки и произвести оприходование либо списание товара по этому документу.

В обоих случаях следует разбираться с причиной появления несинхронных документов в системах и принимать меры к исправлению ситуации и недопущению подобных действий в будущем.

Одним из важных постулатов взаимодействия систем ERP и WMS является тот факт, что склад не может принимать и отгружать товары без получения соответствующих заданий в виде документов (заявок) из системы ERP. В то же время ERP получает информацию о фактически принятом и отгруженном товаре из системы WMS. Следовательно, технический запрет на проведение в ERP оприходования или списания товара без наличия данных о фактической приемке либо отгрузке из WMS, равно как и запрет на создание и проведение документов приемки и отгрузки в WMS без заявки из ERP, сможет минимизировать количество ошибок, злоупотреблений и расхождений.

На одном из проектов по автоматизации склада мы применяли технический запрет на редактирование документов. К примеру, в WMS поступил заказ на отгрузку товара. После того, как заказ принимается складом в работу его статус меняется, и информация об этом выгружается в ERP. В результате, менеджер по продажам уже не имеет технической возможности по редактированию заказа. Такая мера часто используется при автоматизации складов и уже показала свою пользу на практике.

Немалую эффективность дает сверка документов системы с бумажными носителями.
Хорошо это или плохо, но мы до сих пор сильно привязаны к бумажному носителю как к подтверждению факта получения или отгрузки товара. Но как минимум один существенный плюс в этом есть: часто бумажные документы становятся неопровержимым подтверждением факта передачи товара.

Для сверки системных документов с бумажными носителями необходимо сформировать в WMS отчет по приходу либо отгрузке товаров (в зависимости от того, какой вид движений нас интересует), затем достать из архива кипу бумаги (хорошо, если она систематизирована хотя бы по месяцам), сдуть с нее пыль и приступить к сверке.

Часто случается так, что при приемке или отгрузке товара имели место расхождения, которые были зафиксированы на бумажном носителе, но не были отражены в системе. Такая сверка поможет выявить эти расхождения и найти причину недостач.
На первый взгляд, сверка системных движений с бумажными носителями может показаться довольно-таки сложной и неэффективной процедурой. На самом деле это не так и часто помогает установить реальное количество отгруженных и принятых товаров.

Приведу пример из личной практики по оптимизации учета на складе, где хранились текстильные изделия (ткани) в рулонах и штучный товар: карнизы, фурнитура и т.д. Площадь склада – около 2000 кв.м., системы WMS нет.
Одним из шагов по оптимизации учета было приведение действовавшей на складе системы учета в актуальное состояние. Неожиданным стало то, что склад в течение трех лет пользовался только системой ERP, а складская система учета находилась в «свободном плавании»: в нее периодически выгружались документы из ERP, но их проводкой занимались один раз в месяц, да и то лишь в том случае, когда на то было время.

Для оптимизации системы учета остро встала задача проведения в складской системе всех приходно-расходных документов за три предшествовавших года. Причем, сделать это нужно было, не подгоняя документы под ERP, а основываясь на бумажных носителях, т.к. только в них содержалась верная информация по фактическим отгрузкам и приемкам. Для проведения документов были подняты все бумажные носители по приемкам, отгрузкам и возвратам: три тележки с коробками, полными документации. Немного помогло то, что документы были систематизированы по месяцам.

Работа закипела и была завершена за одну неделю. После проведения документов в системе нами также была осуществлена сверка приходов и расходов между складской системой и ERP (механизм описан ниже). Таким образом, удалось выявить расхождения в документах между базами и устранить недостатки. В итоге склад получил актуальные данные в складской системе учета и реанимировал саму систему.

В дополнение к изложенному, я рекомендую на любом проекте по автоматизации склада и внедрению системы WMS предусматривать создание отдельного механизма сверки движений и остатков между ERP и WMS. В каких-то системах автоматизации такой механизм уже предусмотрен, в каких-то он продается в виде отдельного модуля. Но он должен быть и должен корректно работать. Этот механизм, на мой взгляд, может содержать как минимум два отчета:

1. отчет по сверке текущих остатков между ERP и WMS. Для формирования такого отчета потребуются данные из обеих систем. В идеале, если этот отчет будет сверять не просто остатки товара по артикулам, но еще и по партиям, срокам годности и другим необходимым характеристикам. А еще лучше, если такой отчет можно будет формировать на любую дату или час;
2. отчет по сверке движений с возможностью выбора вида движения (приемка, отгрузка, возврат, возврат поставщику), временного промежутка, склада и пр. В этом отчете необходимо проводить сравнение по всем приемкам и отгрузкам, беря данные из соответствующих документов в ERP и WMS, и выводить разницу с указанием артикула, партии, срока годности и других необходимых характеристик со ссылкой на различающиеся документы. К примеру: приемка № 0025 от 25 декабря, артикул 152-569: ERP – 25 шт., WMS – 24 шт.

Наличие такого механизма и постоянная работа с ним смогут обеспечить максимальную синхронность сведений по товарным остаткам в ERP и WMS и будет способствовать полноценной отгрузке заказов и минимизации расхождений и претензий.

Привлечение опытного консультанта поможет решить проблемы Вашего склада. Независимый консультант — это свежий и беспристрастный взгляд, профессиональный подход и лучшая практика в моделировании и оптимизации складских процессов.