Учет затрат на собственный парк автотранспорта: проблемы и решения

Владимир Подлесный

Компания «Технология Логистических Систем»

начальник отдела развития

Статья опубликована в журнале «Логистика» № 3, 2012

В данной публикации предлагаю читателям «Логистики» поговорить о проблемах, связанных с учетом, анализом и оптимизацией затрат на автотранспорт, принадлежащий компаниям любых сфер бизнеса. Это могут быть транспортные компании, осуществляющие доставку грузов, компании, работающие в сфере различного рода услуг, торговые организации — словом, все, кто имеет собственный парк грузовых, легковых или специализированных транспортных средств.

Владение транспортом (что, по существу, довольно расходно в смысле вынужденных затрат на обеспечение ГСМ, ремонт, сервисное обслуживание, страхование и т.д.) обязывает владельца автопарка не только искать способы повышения доходов и пути решения проблемы максимальной загруженности техники, но и вести постоянный анализ затрат, управлять ими и минимизировать. Простой пример: транспортное средство (ТС) марки «Х» после «N» лет эксплуатации при определенной загруженности и в конкретных условиях (температура и влажность среды, город/трасса и т.п.) начинает существенно «потреблять» денежные средства: увеличивается расход топлива, приходится чаще делать мелкий и средний ремонт; ТС больше стоит в сервисном центре, чем используется по прямому назначению. Как оперативно выявить такую проблему, проанализировать её, предпринять необходимые действия по замене ТС или, что не исключено, вообще отказаться от использования марки «Х» в компании?

Многие по старинке используют для этих целей «рукописные» приложения, созданные собственными или привлеченными IT-специалистами, пытаются почерпнуть информацию из бухгалтерских отчетов предприятия, испытывая неминуемые трудности по её получению и систематизации, а порой и вовсе ведут учет в журналах и других бумажных носителях. Стоит ли говорить, насколько это не- удобно и непрозрачно, как много ресурсов расходуется на такие методы учета? А если компания включает в себя филиалы в различных регионах страны и за рубежом, имеет в собственном парке сотни единиц техники, совершающих постоянные рейсы и поездки в различных часовых поясах?

Безусловно, в таких условиях лучше всего использовать сертифицированное программное обеспечение (ПО), позволяющее сделать все затраты прозрачными, предполагающее одновременную работу многих пользователей в различных филиалах компании, позволяющее разграничить права доступа к различного рода информации между пользователями, филиалами и отделами, консолидировать всю накопленную информацию и централизованно анализировать её на любом уровне иерархической структуры компании. К этому стоит добавить наличие целого комплекса встроенных модулей, в т.ч. отчетности, как оперативной, так и аналитической. Кроме того, подобное ПО дает возможность самому пользователю (с привлечением минимальных IT-ресурсов) создавать необходимые дополнительные отчеты и печатные формы, а также хранить любого рода информацию в преднастроенных или дополни- тельных, легко создаваемых пользователем программных полях UDF (User-Defined Field). И, наконец, подобные системы легко интегрируются с современными системами спутникового слежения GPS и Глонасс, что дает возможность в режиме online отображать в интерфейсе приложения суммарный пробег по каждой оборудованной специальным устройством единице парка, её текущие координаты и пройденную ей дистанцию за любой промежуток времени.

В данной статье мы поговорим о разработке наших германских партнеров, компании Community 4 You, — приложении «Comm.Fleet» (далее CF), являющемся расширенной версией программы «Fleet+» (fleet — буквально с англ.: флотилия, авиа или автотранспортный парк и т.д., прим. автора).

Компания «ТЛС», являясь российским партнером C4Y, обладает опытом внедрения Comm.Fleet в одной из ведущих российских компаний — поставщике услуг сотовой связи.

Сразу оговоримся, что данное приложение не предназначено для оптимизации маршрутов и пробегов единиц парка между географическими объектами. Его основные задачи:

• вести учет любых затрат, связанных с использованием транспорта;

• с помощью специального встроенного модуля оперативно информировать пользователя о необходимых действиях, которые нужно предпринять по отношению к той или иной единице парка (плановое ТО, продление страхового полиса и т.п.) или сотруднику (прохождение медицинской комиссии, продление водительских прав и т.д.);

• быстро и наглядно формировать аналитические отчеты по любым видам затрат и за любой отчетный период, создавать собственные поля для хранения данных и строить по ним отчеты;

• разрабатывать любые печатные формы (путевые листы, доверенности, справки).

Объекты, собственно транспортные средства (Objects)

• Единицы автопарка — это Объекты CF. Существует огромный набор полей для хранения всевозможных характеристик ТС. Для того, чтобы назначить спецификацию для ряда однотипных ТС (набор основных параметров, таких как тип ТС и марка, тип и объем двигателя, наличие кондиционера и АКПП, вид топлива, тип кузова и пр.), до- статочно один раз создать такую спецификацию, указав все эти параметры, а потом назначать её для всех однотипных ТС.
• Все Объекты имеют обязательную ссылку на Делового партнера (ДП, см. ниже). Это может быть структурное под- разделение компании, сторонняя организация или конкретный сотрудник. Кроме этого существует возможность назначить для ТС Водителя, который, также являясь ДП, в свою очередь может быть привязан в транзакции «Водитель» к другому Деловому партнеру (сотруднику или подразделению). Такой набор функциональных связок между ТС и ДП обеспечивает максимальную гибкость и может отвечать любым требованиям и бизнес-процессам заказчика.
• В модуле Объекты существует удобный переход одним нажатием на связанные с данным ТС данные: полисы, пробеги, ДТП и др.

Деловые партнеры (Business Partners)

• Любые структурные подразделения предприятия, сотрудники, страховые либо топливные компании и другие контрагенты учитываются в системе как Деловые партнеры. Между ними может быть по желанию выстроена иерархическая зависимость (подчиненность), что позволяет хранить в CF структуру предприятия и использовать это для построения отчетов по любому уровню вложенности (например, затраты на транспорт, относящий- ся к такому-то департаменту или отделу, с учетом всех нижестоящих структурных подразделений).

• ДП группируются в Клиентов (Clients), обязательное поле в ДП, что обеспечивает возможность разделить автопарк и ДП по филиалам или региональным подразделениям компании с разграничением доступа конечных пользователей к тем или иным Объектам, ДП, страховым полисам и другим документам.

• На уровне Клиента также удобно хранить «позицию финансового менеджмента» (ПФМ). Это бухгалтерский тер- мин, например, Транспортные службы различных региональных подразделений могут иметь свою ПФМ. Таким образом, учитывается, по какой подотчетной структурной единице произошел тот или иной расход. При этом при смене Клиента в ДП расходы, ложащиеся на ТС, привязанное к данному ДП, автоматически начинают учитываться по новому ПФМ.

Автопарки (Fleets)

• Очень часто бизнес-процессы пред- приятия предполагают возможность одновременного наличия прав на управление одним и тем же ТС разными сотрудниками (водителями) и наоборот — один сотрудник может иметь право управлять группой ТС. Таким образом, необходимо печатать для сотрудника доверенность на управление группой ТС. С этой целью используется модуль Автопарки, позволяющий создать структуру Парк и объединить в ней любые ТС.

• Кроме этого, Парки могут быть использованы в модуле Аналитика для быстрого объединения в отчет любой группы ТС.

Дерево расходов (Cost Tree)

• Все Виды расходов (Cost Types) выстраиваются в CF в «Дерево расходов» — иерархическую структуру. Напри- мер, Ремонт и обслуживание — Слесарный ремонт — За- мена ремня ГРМ. Таким образом, Дерево представляет собой набор выше— и нижестоящих Видов расходов, позволяющий удобно совершать поиск при ручном создании Счета.

• На уровне Вида расхода удобно хранить информацию о номерах расходных и приходных ФС («функциональных сфер» в терминах бухгалтерского учета) или «расходных и приходных статей». Кроме этого, на данном уровне возможно хранить исключения (альтернативные ФС) в зависимости от того или иного Клиента. Такая гиб- кость весьма полезна при формировании оперативных отчетов.

Счета (Invoices)

• Существует возможность разделять Счета по приходным и расходным, по различным типам (авансовые, наличные расходы, безналичные платежи и т.п.).

• Счет может быть привязан к одному или нескольким Объектам (Квитанциям), а на уровне каждого из них — к тем или иным Видам расхода, формируя при этом Позиции счета. При этом в Позициях могут учитываться стоимость, единица измерения, количество, цена нетто, налоговая ставка, ценна брутто. Пересчет нетто-брутто возможен в любую сторону.

Напоминания (Tasks and Due Dates)

• Полезный и удобный инструмент, призванный напомнить о наступлении определенного события. Это могут быть как напоминания о не- обходимых действиях конкретным пользователям CF (транзакция Действия ДП), так и отслеживание сроков (транзакция Сроки) по обслуживанию определенных ТС (плановое ТО, например). При этом учет последних возможен с отслеживанием и пробе- га, и календарной даты. Представляет возможность настройки опции автоматической проводки Срока при закрытии Счета по определенному Виду расхода (например, плановое ТО). При этом автоматически создается новый Срок с таким же следующим пробегом или через такой же интервал времени.

Импорт и экспорт данных и интеграция с системами спутникового слежения

Приложение содержит функционал, позволяющий на- страивать разовый и периодический (в т.ч. автоматический) импорт и экспорт данных:

• мастер данных (Объекты, ДП, Страховые полисы, Топливные карты, Документы водителей, показания одометров ТС и пр.);

• счета и данные о расходе топлива;

• информация о пробегах из систем GPS/Глонасс. Обмен данными осуществляется посредством настройки файлообмена в форматах .csv или .xml.

Встроенный модуль Аналитика. Взаимодействие с генератором Crystal Reports

• Пользователю дается возможность собирать отчетность в разрезе Объектов и Автопарков по любым выбираемым Видам расходов. Настраиваемый вид окна поиска дает большие возможности по настройке выборки. При владении навыками работы с генератором отчетов Crystal Reports возможно создание и размещение в любых мо- дулях приложения требуемых оперативных отчетов и печатных форм. При этом при взаимодействии с системами слежения и настройке импорта счетов от топливных компаний по номерам топливных карт становится возможной автоматическая печать «задним числом» Путевых листов, в которые тянется информация об ежедневных пробегах и заправках. Водителю до- статочно раз в месяц подписать такой документ вместо того, чтобы заполнять его ежедневно в ручном режиме.

Удобный и эргономичный интерфейс

• Широкие возможности настройки на- бора полей, их расположения, преднастроенных параметров поиска (фильтров) на уровне пользователя во всех модулях приложения делает работу с БД простой, приятной и быстрой.

• Существует функционал настройки шаблонов и групп доступа к различным модулям и программным полям приложения на уровне пользователя. В сочетании с возможностью настройки Ролей для пользователей («администратор», «обычный пользователь», «только отчеты»), это дает возможность выполнить практически любое требование по разграничению прав на чтение, создание и редактирование записей, ограничению рамок работы только с Объектами, ДП и документами данного Клиента или группы Клиентов.

Другие возможности:

• Учет остатков на собственном складе.

• Работа со страховыми полисами.

• Учет выдачи и сроков действия топливных карт.

• Регистрация и отслеживание ДТП.

• Выгрузка данных из интерфейса приложения в фор- мате .xls.

• Хранение архивов файлов (сканы документов, фотографии и т.п.).

Оказавшись вовлеченным в процесс внедрения ПО такого рода, могу с уверенностью сказать, что CommFleet можно сконфигурировать практически под любые требования заказчика. Кроме того, приложение отвечает высоким требованиям по скорости обработки запросов и времени начальных настроек и инсталляции. Логика работы приложения понятна и легко усваивается персоналом, архитектура БД прозрачна, а использование гибкого интерфейса не оставляет поводов для серьёзных нареканий.