Сокращение сроков таможенной очистки. Возможности и варианты.

       Одним из важных направлений в сфере логистики является своевременное таможенное оформление закупаемых товаров. От сроков таможенной очистки зависят объемы продаж и предоставление своевременных услуг. Как пример, предлагаю рассмотреть вариант сокращения сроков таможенной очистки в телекоммуникационной Компании, предоставляющей услуги сотовой связи на территории Казахстана. Телекоммуникационный рынок имеет массу тенденций к развитию и успешному бизнесу, так как связь является одним из ключевых факторов для каждого человека. В компании, в составе отдела логистики имеется сектор таможенного оформления, который является неотъемлемой частью логистического процесса. Основное направление работы сектора – таможенная очистка прибывающих и отправляемых грузов. С внешней стороны сотрудники таможенного сектора работают в тесном контакте с таможенными органами, государственными органами (в части получения разрешений / лицензий на ввоз) и таможенными представителями. С внутренней стороны они взаимодействуем с внутренним заказчиком различных отделов Компании. Компания закупает телекоммуникационное оборудование и сим/ скрэтч карты как у Поставщиков ЕАЭС, так и третьих стран. При покупке оборудования с территории третьих стран, и последующем прибытии на территорию Казахстана, необходима таможенная очистка. При этом импорт/ экспорт возможен только при наличие всех разрешительных документов на ввоз/ вывоз. Определение кода ТН ВЭД и получение разрешительных документов является ответственностью сотрудников таможенного сектора. Таможенная очистка и последующая доставка растаможенного груза согласно Политике Компании осуществляется через таможенного представителя.

       Сложность таможенной очистки в Компании заключалась в том, что груз прибывал, а у Компании не было не только разрешительных документов, но и информации о прибытии груза. Данный факт значительно затруднял деятельность таможенного сектора, так как сотрудники все время работали в авральном режиме. Срок таможенной очистки составлял от 5 до 30 рабочих дней в зависимости от типа прибывшего груза и необходимости получения разрешительных документов на ввоз. При этом Внутренний Заказчик звонил и писал сотрудникам таможенного сектора по внутренней корпоративной почте чуть - ли не каждые пять минут и постоянно жаловался руководству. Проводились встречи с «разбором полета», но они не могли изменить ситуацию, так как груз уже прибыл. Сотрудники таможенного сектора, в свою очередь, таким же образом, оказывали давление на сотрудников государственных органов и таможенных представителей, пытаясь ускорить процесс. Однако, у государственных органов на получение разрешений определены конкретные сроки, которые невозможно изменить звонками и беседами от импортера. В результате Внутренний Заказчик не мог своевременно получить заказанное оборудование и соответственно не мог улучшить оперативно качество связи, или запустить оперативно какой-то сервис. 

Как была решена проблема? Вновь назначенный начальник сектора, столкнувшись с такой проблемой, провел анализ ситуации и определил основные причины огромных сроков таможенного оформления:

- отсутствие коммуникации между подразделениями Компании;

- отсутствие закрепленных процессов внутри Компании между подразделениями.

В дальнейшем, для разрешения ситуации были проведены следующие действия:

- неоднократные встречи с Внутренними Заказчиками;

- в результате встреч была создана, согласована и подписана Политика по таможенной очистке с полными пояснениями и описанием процесса закупа товаров. В Политике в обязательном порядке были оговорены предварительные стадии закупа, а именно – согласование технических описаний к закупаемому товару, правильное указание их в договоре;

- дополнительно в контракты на импорт/ экспорт стали вноситься пункты об обязательном согласовании отгрузочных документов перед отправкой груза и штрафные санкции в случае их несогласования;

- в системе SAP были проведены изменения, и сотрудники сектора таможенного оформления были включены в стратегию одобрения контрактов.  

       Таким образом, в результате внедренных изменений, в настоящее время, сроки таможенной очистки сократились до 2-х - 3-х рабочих дней. Несмотря на то, что у Компании иногда происходят сбои в отношении получения своевременной информации по поставкам оборудования, сотрудники таможенного сектора имеют дополнительное время для определения кода ТН ВЭД и время на получение разрешительных документов, ориентируясь на предварительную информацию при согласовании технических описаний до подписания договоров и стадию согласования инвойсов. Кроме того, в связи с сокращением сроков таможенного оформления сократились расходы по хранению грузов на складах временного хранения.

Рассмотренная ситуация ярко показывает насколько важны налаженная система бизнес - процессов и коммуникация в логистике на любом этапе.