«Я логист и ничего не успеваю»: как автоматизировать электронный документооборот в логистике предприятия и освободить логиста транспортного отдела от рутины

Рассказываем, как логисту транспортного отдела предприятия оптимизировать работу с документами и забыть про бесконечные переписки в мессенджерах и по электронной почте.

Логист транспортного отдела каждый день загружен на 200%: времени стабильно мало.

Перечислим лишь 1/3 действий, которые выполняет логист для организации одной перевозки:

1. Собрать от отдела продаж или сбыта информацию по грузу, который нужно перевезти;

2. Сформировать заказ на перевозку;

3. Найти перевозчика и собрать документы на водителя;

4. Получить заявку от перевозчика;

5. Отправить уже подписанную заявку перевозчику;

6. Проверить корректность отправленной водителем ТТН в процессе перевозки;

7. Отследить получение оригиналов ТТН после разгрузки;

8. Получить бухгалтерские документы от перевозчика.

Только для одной.

Слишком много рутинных действий и бумажной волокиты. При этом на больших предприятиях объемы перевозок могут зашкаливать.

Такая нагрузка на работе не оставляет сил у логиста к концу дня.

Как обычно организован электронный документооборот в логистике

Логист тратит на заключение сделки на перевозку больше часа.

1. Сначала он собирает детали заказа от отдела продаж или сбыта — по электронной почте или с помощью телефонных звонков.

2. Затем он фиксирует полученные данные в заказе на перевозку и начинает искать транспортную компанию, которая повезет груз.

3. Когда машина найдена, ждет от перевозчика документы на водителя и транспортное средство — эти данные нужны для проверки надежности перевозчика. Чаще проверкой занимается служба безопасности.

4. Если с документами все в порядке, логист просит перевозчика отправить ему заявку — опять же по электронной почте или через мессенджеры.

5. Теперь заявку нужно: распечатать → согласовать (и получить подпись и печать от директора) → сканировать → отправить перевозчику.

6. Отлично, мы заключили сделку. Теперь задача — проверить корректность ТТН, которую водитель отправит на разгрузке через почту.

В среднем уходит час на один рейс. Логист потратит на работу с документами 1000 часов, если у предприятия 1000 перевозок в месяц.

И это мы не учли время на ожидание оригиналов ТТН и бухгалтерских документов от перевозчика. От двух недель до 1 месяца занимает выписка и отправка документов курьерской службой.

Половину описанных действий можно автоматизировать, если использовать специальные платформы для управления цепями поставок. Как именно автоматизировать — расскажем ниже.

Как логист транспортного отдела может сократить время на документооборот в 3 раза

Опишем на примере «Умной Логистики Cargo».

1. Специалист отдела продаж или отдела сбыта создает внутренний заказ в системе — просто заполняет поля формы. В среднем, это занимает 3 минуты.

Затем подключается логист транспортного отдела.

У него есть 2 варианта:

1. Передать этот заказ напрямую транспортной компании, если уже работал с ней ранее и уверен в надежности;

2. Опубликовать заказ в аукцион или тендер в специальной системе и разыграть заказ среди транспортных компаний — пользователей этой системы.

В «Умной Логистике» есть возможность создавать разные типы тендеров и аукционов и автоматически распределять объем груза между победителями — надежными пользователями системы.

Идем дальше.

Когда логист найдет перевозчика, последний отправляет ему заявку. В «Умной Логистике Cargo» заявку можно отправить с помощью SBT-обмена, уникальной технологии безопасного обмена документами внутри экосистемы.

Затем логист согласовывает документ. В «Умной Логистике» он просто нажимает «Отправить на согласование» в самой форме заказа, и согласующее лицо моментально получает push-уведомление.

Согласованную заявку логист отправляет перевозчику — опять же внутри системы. Никаких электронных почт или мессенджеров. При этом печать и подпись прикрепляются в заявку автоматически. 

Кстати, В «Умной Логистике» документы на водителя так же автоматически прикрепляются из карточки водителя, уже созданной ранее.

К этим документам относятся:

• водительское удостоверение,

• паспорт,

• доверенность на водителя,

• путевой лист на водителя.

Та же история с документами на транспорт (ПТС, СТС, договор аренды машины). Они добавляются в заявку из карточки транспортного средства.

Полностью автоматизированный документооборот в перевозках: о возможностях «Совместных документов»

«Совместные документы» — специальный раздел в заявке на перевозку, реализованной в системе «Умная Логистика Cargo».

Эти документы видите вы и ваш перевозчик. Поэтому они «совместные».

Объясним, как это работает.

1. Когда перевозчик прикрепляет ТТН к заявке, у логиста транспортного отдела появляется этот документ в той же заявке — в разделе «Совместные документы».

2. Логист транспортного отдела предприятия может принять ТТН или отклонить, например, если в ней отсутствует печать грузополучателя.

Просто пропишите причину отклонения:

Перевозчик увидит причину отклонения документа и затем прикрепит актуальный файл.

Не нужно искать документ в электронной почте, чтобы соотносить информацию в ТТН с данными в заявке — все находится в одном месте. Вы исключаете лишние коммуникации.

3. Затем перевозчик выписывает одним нажатием счет, акт, счет-фактуру или УПД и эти документы автоматически добавляются в «Совместные документы».

Находите нужные документы за пару секунд

Ситуация: вам нужно найти документы по грузоперевозке, которая совершилась пару лет назад. Например, представитель налоговой проверяет перевозчика — представителю нужны документы по конкретной перевозке.

Что будете делать?

Вы идете в бухгалтерию — приходится отвлекать от срочных дел сразу несколько специалистов. Они лезут в архив и начинают проверять десятки коробок. Видят нужную — и начинают перебирать бумаги, чтобы найти документы по конкретной перевозке.

Драгоценное рабочее время сразу нескольких сотрудников потрачено.

А как можно поступить по-другому?

В «Умной Логистике Cargo» все документы хранятся в электронном виде и систематизированы: они всегда под рукой и не потеряются.

При возникновении спорных вопросов по документации вы быстро сможете найти нужную информацию по конкретной сделке — в «Журнале заявок». Просто укажите дату перевозки или фамилию водителя — и вы с помощью фильтров найдете нужную заявку, в которой сохранены документы.

Не нужно искать их среди писем на вашем почтовом ящике. 

Кстати, это актуально и для службы безопасности вашей компании. Им не надо в одном месте искать данные по грузу, а в другом — искать документы по перевозке. 

Получайте фотографии с погрузки автоматически

Другая ситуация: водитель приехал к грузополучателю.

Грузополучатель расписался в ТТН. Теперь водителю нужно сфотографировать ТТН и отправить логисту, чтобы он мог проверить документ на ошибки — например, в том ли месте стоит печать и подпись грузополучателя.

Это удобно сделать с помощью мобильного приложения «Умный Водитель»: скан-копии моментально передаются в карточку заявки, так как между приложением и «Умной Логистикой» есть интеграция.

Логист получает скан-копии ТТН прямо в заявке и может оперативно проверить их, чтобы исключить ошибки в документах.

Резюмируем: какими документами можно обмениваться с перевозчиками в экосистеме «Умная Логистика» 

Если кратко: всеми документами, которые связаны с перевозкой груза.

Для заключения сделки

• Заявка или договор-заявка;

• Данные на водителя (водительское удостоверение, паспорт, путевой лист на водителя, доверенность на водителя);

• Данные на транспортное средство (ПТС, СТС, договор аренды машины).

Во время перевозки

• Претензия;

• Благодарность перевозчику.

После перевозки

• ТТН;

• Путевые листы;

• Экспедиторские расписки;

• CMR;

• Бухгалтерские документы (счет, акт, счет-фактура, УПД).

Скан-копии всех документов, которыми обмениваются пользователи «Умной Логистики», юридически значимы: их можно использовать в случае решения споров в суде или проверок налоговой.

Как логисты и директор по управлению цепями поставок Lesaffre — российского подразделения «Саф-Нева» — экономят время на обмен документами с перевозчиками

Процесс заключения договоров с транспортными компаниями стал быстрее и удобнее в компании «Саф-Нева», российском подразделении Lesaffre.

Директор по управлению цепями поставок «САФ-НЕВА» создает договоры в «Умной Логистике Cargo» и отправляет их контрагентам прямо из системы. К тому же, он всегда знает, на каком этапе согласования находится договор: он перемещается между специальными статусами.

Специальный «Отчет по возврату ТН» позволяет контролировать сроки возврата ТН: он показывает весь путь ТН по заявке — с момента разгрузки до оплаты за перевозку транспортной компании. 

О том, как изменилась работа всех логистов компании «САФ-НЕВА» читайте здесь.

Время — ценный ресурс.
Уже сегодня вы можете автоматизировать документооборот для транспортной логистики вашего предприятия и освободиться от бумажной волокиты.