Практики логистического аудита. Николай Лобанов

Практики логистического  аудита.

Николай Лобанов – эксперт по логистике  компании Лобанов-логист .

В  данной статье я  хотел бы поделиться опытом  проведения  логистических  аудитов  компанией Лобанов-логист.  

За  шесть  лет работы на рынке логистического консалтинга  мы  провели десятки логистических  аудитов. В основном  спрос на логистический аудит складов – около 80% заказов, но  многие компании проводят логистический аудит всей  «цепочки поставок» - 15%, управления запасами -4%,  логистики транспорта – 1%.

Каждый  раз перед проведением логистического аудита мы  задаём клиенту  вопросы:

Зачем  вам нужен  логистический аудит ?

Какие  цели аудита,  и какие злободневные  задачи  он должен решить?

Таким образом, мы  вместе  с клиентом составляем  и  вносим  в договор  краткое ТЗ – техническое  задание  на логистический  аудит .  

Создание  ТЗ – это очень важный  момент,  который фактически  определяет эффективность  проведения логистического аудита.

Кстати,  при похожести формулировок в ТЗ, на практике у  нас не было ни  одного одинакового аудита, да и результаты  тоже  сильно разнятся.

Цели логистического  аудита, определяются клиентом, как правило,  исходя  из  его «болевых  точек»  или, как мы говорим, «узких  мест».  Заказчик аудита готов потратить деньги на  консалтинговые услуги только тогда, когда свои силы  исчерпаны, а  проблемы  логистики в компании уже находятся в  «острой фазе»  и он готов  провести  серьёзное реформирование логистических   бизнес-процессов,  но не уверен или  не  знает,   как и что нужно делать, чтобы выстроить  хорошую  логистику.

При этом  всегда  возникает  вопрос:

Что даст проведение логистического аудита заказчику?

Какая  практическая  польза от логистического аудита?

Не будут ли серьёзные  деньги, заплаченные  на логистический  аудит,  потрачены  впустую?

Однозначного ответа и тем более гарантии  ни один серьёзный  эксперт по  логистике не даст!

Почему?

Потому что проведение логистического аудита это всё равно, что поход к врачу!

Представьте себе,  что у  вас заболел зуб.

Что вы делаете? 

Ищете хорошего стоматолога в хорошей клинике  и только потом интересуетесь ценой  услуги.

Ведь если вы ошибётесь и соблазнитесь на дешевизну, то получите  массу  острых ощущений, можете потерять зуб, который поддаётся лечению.  Некоторые доктора, которые  учатся на своих пациентах,  могут удалить вам здоровый зуб вместо больного или рассверлить больно зуб так, что он  долго не проживёт.

Так  и  в  консалтинге   важно  выбрать  профессионального  консультанта.

И этот выбор ваш!  От вашего выбора зависит  результат логистического аудита.

На логистическом рынке  логистический  аудит  сейчас  проводят все  кому  не лень – это и ИТ компании, продвигающие свои WMS , и  компании продающие стеллажи и другое  оборудование.

Много преподавателей по логистике,  которые  знают теоретически  всё  и успешно проводят семинары,  предлагают вам  услуги  логистического аудита. 

Сейчас  также много коллег логистов, которые остались без  работы  и  пробуют себя  недорого в  логистическом  консалтинге,  не подозревая, что оперативная работа  в должности директора по логистике  серьёзно отличается от работы  эксперта  по логистике.

Итак,  вы, пойдёте  лечить свой зуб к  медику  только  с  теоретической  подготовкой?

Наверное,  даже глупо спрашивать о том,  обратитесь ли вы  за лечением к продавцам  стоматологического оборудования  и расходных  материалов!

Ответ в случае  с  врачом  очевиден. 

А вот  в случае  с логистическим консалтингом  не всё  так очевидно.

Многие  компании проводили бухгалтерский  аудит  и  знают  что это такое, что от него ждать.

Бухгалтерский  аудит  проводят аудиторы  с  соответствующими «корочками».

Бухгалтерский  аудит - это проверка вашей  бухгалтерской  документации на соответствие ПБУ (правилам бухгалтерского учёта)  и  НК РФ,  с целью  проверки её  достоверности.

Процедура и методология  проведения бухгалтерского аудита  отработана десятилетиями,  поэтому  понятна заказчику.

С  логистическим  аудитом  не всё  так  просто, так как  услуга  это  новая  и  далеко  не всем  понятно,  что от неё  ждать.

Единой  методологии  и тем более,  утверждённых   правил   проведения  логистического аудита  не существует.

Логистический  аудит  можно назвать «авторской»  услугой,  качество  которой целиком зависит от профессионализма  эксперта   и  его репутации.

Ошибиться  в выборе эксперта по логистике значительно легче, чем  в  выборе  врача-стоматолога.

Могут подкупить выложенные на сайте  эксперта дипломы, сертификаты и положительные отзывы множества клиентов.

Можно ли им верить? Решать вам.

Но вспомните известный фильм «Обыкновенное чудо»  с Александром Абдуловым  в главной роли. Был там Охотник, который давно не ходил на охоту,  а вместо  этого собирал  дипломы.

Практика показывает, что  иностранные  эксперты  по логистике  не могут понять и  разобраться  в нашей действительности,  пытаясь  применить  свою   западную  «кальку»  к работе  наших  складов  и  бескрайним  просторам  Сибири.

Вы получите  прекрасно оформленный толстый  отчёт  по логистическому аудиту за очень большие  деньги,  который будет тяжело  использовать на практике.

Специфика российской  логистики и таможни – это серьёзный барьер  для  иностранных  консультантов   с  большим  успешным  опытом  в  своих странах.

Квалифицированных  профессиональных  экспертов-консультантов  по  логистике в  России   можно  по пальцам  пересчитать.  Мы  друг  друга  хорошо  знаем  и  являемся  скорее партнёрами, чем  конкурентами  на  «непаханом  поле»  логистического консалтинга  России.

Практически  все  эксперты  по логистике используют  одну методологию в  логистическом  аудите.

При проведении логистического аудита  используется концепция  «цепочки поставок» , частью которой является  теория «узких мест» Голдратта или «слабого звена цепи».

(Рецепт доктора Голдратта. О теории ограничений Элияху Голдратта (Theory of constraints; TOC) http://www.lobanov-logist.ru/index.php?newsid=566 )

Краткая суть  данной методологии в том, что  вся работа  компании представляется  в виде  бизнес-процессов и операций  - «звеньев  единой цепи».

При этом склад    является средней  частью  этой «цепи», представленной несколькими звеньями.  В идеале «цепь поставок»  должна быть «равнопрочной», тогда  ресурсы, потребные для неё считаются оптимальными,  с точки зрения издержек. 

Логистическая цепочка поставок  начинается  с процесса «планирования», а заканчивается  процессом «сервисного обслуживания клиента». 

Таким образом,  оптимальная  работа склада и его параметры  всецело зависят  от смежных звеньев цепи поставок – процессов  закупки  и продажи товара. 

Все логистические процессы цепи должны быть  чётко увязаны, скоординированы, синхронизированы, регламентированы и нормированы.

Как известно «цепь» рвётся по «слабому звену»,  а  в  теории потоков затор  возникает  в  самом  «узком месте»  потока. 

Задача логистики  сделать  цепь  равномерной  и  равнопрочной,  т.е. ширину товарного  потока  необходимо сделать адекватным  величине  процесса товародвижения и скорости его прохождения. 

Но эта задача не является тривиальной, так как  решается только при  анализе  и расчёте  всей цепи  в комплексе по заданным  параметрам её прочности. Таким образом,  изолированный расчёт одного звена или группы звеньев  вносит  неопределённость  в  ответе на вопрос:

Какие параметры для данного звена являются оптимальными  и достаточными, чтобы не быть «слабым звеном» или звеном  с   излишней прочностью?

Практически  все  эксперты  по логистике  используют  один  порядок  проведения  логистического аудита:

1.Сбор информации по опросным листам,  опросам сотрудников компании, осмотру объекта с фотографией  рабочего дня  и выгрузке  данных прошлых  периодов из  БД клиента.

2.Анализ  и  корректировка полученной  информации.

3.Выдача  отчёта  с  анализом  исходных  данных,  определением «узких  мест»  и  рекомендациями.

4.Иногда  эксперт делает небольшую  презентацию  для  руководства  компании,  которое не очень  хочет  вникать в  нюансы  логистического аудита,  экономя  своё  время.

Инициаторами логистического аудита  у Заказчика  могут  быть разные  люди: один  из владельцев  компании  или один  из  ТОП-менеджеров, генеральный  директор, директор по логистике,  исполнительный  или  финансовый  директор,  руководители  отделов.

Практика  показывает,  что чем  ниже  статус инициатора аудита ,  тем  больше у  него шансов  лечь  на полку  и  не принести  никакого  результата компании.

Если  владельцев компании несколько («змей горыныч»), то вероятность того,  что к  рекомендациям   эксперта  в логистическом аудите  прислушаются,  снижается  пропорционально количеству голов  у  «змея  горыныча».

Выполнять  рекомендации логистического аудита или  нет,  решает  только  Заказчик,  поэтому  бывает  так,  что  очень хорошо  проведённый  логистический  аудит  не  используется и  не приносит пользы.

 

В  моей практике был  такой логистический  аудит, где  инициатором аудита  был  исполнительный  директор.  В  этом аудите кроме анализа узких мест  был  сделан  прогнозный   расчёт  потребности в  складских  площадях  и эффективности складской  грузопереработки в  трёх  вариантах:

Вариант1 – заказчик  не проводит никакого реформирования логистики  в компании

Вариант2 – заказчик проводит реформирование только  складской  логистики

Вариант3 – заказчик  проводит реформирование логистики по всей "цепочке поставок"

На момент аудита у заказчика  был склад  площадью 5380 м2, расходный бюджет склада в месяц  составлял, тыс.руб. – 3483.

Прогноз потребности в  складской  площади  на ближайшие  три года  давал следующие цифры по вариантам:

Вариант1 – 21910 м2   Расходный бюджет склада в месяц  тыс.руб. – 12023.

Вариант2 – 10000 м2   Расходный бюджет склада в месяц  тыс.руб. –  6651.

Вариант3 – 3580 м2     Расходный бюджет склада в месяц  тыс.руб. -  4185.

Логистический  аудит показал,  что заказчик  платит аренду  за  склад по ставке - 4700 руб год м2,  а  рыночная  стоимость аренды на тот момент была - 2600-2900 руб год м2.

Таким образом, расходы компании на аренду склада превышали  среднерыночный  уровень на   75%, о чем заказчик  даже не догадывался!

Мне  удалось убедить заказчика  встретиться  с  его арендодателем  для  обсуждения  стоимости аренды.  При этом заказчик  убеждал  меня,  что  арендодатель не пойдёт  на уступки.

Чтобы  доказать заказчику  его неправоту  я вызвался  участвовать в  переговорах с  арендодателем в   рамках  логистического  аудита .  Арендодатель согласился  на переговоры  и привёл  на  них  своих  экспертов. 

В  результате  жаркой трёхчасовой дискуссии  и предоставления  мной   аналитики рынка складской  недвижимости  мне  удалось  убедить  арендодателя  в  полтора  раза снизить стоимость аренды  и провести за свой счёт  ремонт  участков  склада. При этом пришлось показать арендодателю его потери в случае, если мой  клиент съедет от него.

Посчитайте на сколько  заказчик сократил свои складские  затраты  только на аренде,  а я получил от заказчика только «спасибо»  и моральное  удовлетворение.

Исполнительный  директор компании заказчика  тщетно пытался убедить владельца  компании выделить средства  на  реформирование  логистики компании,  но в  результате  был  понижен в должности.  Странно, да?!

Примерно через  три года  мы снова  встретились, и я с удивлением  для себя  узнал,  что  компания  пошла по первому варианту, а  мой  расчёт потребности  в складских площадях  совпал  с  реалиями их  теперешней  жизни.  Компания занимала 23000 м2 под  склад,  а  бардак  трёхлетней давности так  и остался.

До сих  пор  я так и не научился  понимать таких  заказчиков!

По моей  статистике  заказчиков логистического консалтинга, которые по разным причинам  мало  следуют  рекомендациям  эксперта  по логистике  больше  половины.

Но вторая  половина  заказчиков логистического аудита  верит эксперту  и  достигает  удивительных  результатов  в  снижении  логистических  затрат,  повышении производительности труда и  качества  работы.

Особенно  запомнился  мне клиент ещё  в начале  моей консалтинговой  деятельности, где  инициатором логистического аудита склада был  один  из  владельцев  крупного холдинга.

Я  тогда написал   отчёт по логистическому аудиту склада в  очень  резких тонах  и мои коллеги говорили мне,  что нужно мягче  давать оценки увиденному  бардаку.

Через  три дня после предоставления отчёта  меня  вызвали  на  защиту  отчёта  перед  владельцами компании.  Владельцы  компании были ошарашены  таким плохим  состоянием  дел на складе, но подписали Акт о выполненном  логистическом  аудите .  Прямо  на встрече  была  поставлена  задача  по  ликвидации  всех  изложенных  замечаний,  изложенных  в моём отчёте.

Я  тогда  подумал, что  всё  выйдет в гудок!

Но через  три недели  владелец  компании лично позвонил мне и попросил приехать на склад  для проверки  устранения  «узких  мест», выявленных   аудитом. 

Теперь уж  удивлялся  я. 

Приехав на склад,  я по пунктам  всё проверил и обнаружил,  что более 80%  замечаний  были  устранены.

В дальнейшем оказалось,  что это было сделано своевременно.

Компания  арендовала склад  в московской  области  у  мебельной  фабрики,  где  было ещё  много других  арендаторов  складов.  Не прошло и месяца  после устранения  моих замечаний  на складе  заказчика, как  на территорию фабрики неожиданно нагрянул  десант из  проверяющих органов. 

В результате  практически все  склады, кроме  склада  моего клиента,  были остановлены  и опечатаны  до  устранения  выявленных  нарушений. 

Мой  клиент только получил предписание из нескольких несущественных  пунктов, типа  приобрести для сотрудников  склада оранжевые каски  и жилетки. 

Результат  логистического аудита   у этого клиента  очевиден,  ведь  закрытие  склада  даже  на один  день это многомиллионные  убытки,  а иногда  и прекращение  работы  всей  компании.

Практики  логистического аудита  экспертами компании Лобанов-логист показывают,  что  многие  компании  серьёзно  недооценивают  эффективность логистического аудита,  особенно  в  тяжёлые  времена  для  компании,  когда  каждый  рубль на счету. 

Отдача  логистического аудита  может  быть стократной,  если  удаётся  убедить  компанию  инвестировать  средства  в  развитие  своей  логистики.

Ведь сокращение логистических  затрат на 1%  равносильно  20-30% увеличению  объёма  продаж  компании.

Мы,  как  и многие наши коллеги из  других  консалтинговых компаний,  предлагаем  своим клиентам помощь  во внедрении  рекомендаций  логистического аудита,  но далеко  не все  клиенты  соглашаются  потратить рубль, чтобы получить  десять.

Как убедить  владельцев  компаний,  что логистика – это «золотое дно»  для  их  бизнеса!?

Николай Лобанов – эксперт по логистике  компании Лобанов-логист .